Avec l’ essor du télétravail et la commodité des vidéoconférences, les réunions sont devenues plus nombreuses, moins efficaces et parfois épuisantes. En conséquence, de nombreux travailleurs sont surchargés de travail, débordés et sous-productifs.
Depuis la pandémie, les réunions ont augmenté , tout comme le nombre moyen de participants par réunion. Plus de réunions signifie moins de temps pour le travail réel, ce qui place les travailleurs dans la position inconfortable de prolonger leurs heures de travail pour être productifs ou de sacrifier leur productivité pour se concentrer sur des priorités personnelles, comme prendre soin de quelqu’un, faire de l’exercice ou communiquer avec leurs proches.
Les réunions peuvent être d’une grande utilité et doivent être utilisées pour suivre les objectifs, négocier des accords, présenter des projets, communiquer avec des collègues ou des clients, donner ou recevoir des commentaires, élaborer des stratégies et collaborer sur des tâches. Malheureusement, de nombreuses réunions sont inefficaces et inutiles et pourraient être remplacées par un e-mail, un appel téléphonique ou une conversation Slack ou Teams. D’autres devraient simplement être annulées et ne jamais être reprogrammées.
Table des matières
Rendez les réunions plus significatives ou annulez-les
Si vous ne vous demandez pas encore si cette réunion est vraiment nécessaire, il est temps de commencer. Avant de cliquer sur « démarrer la vidéo », vous et tous les autres participants devez connaître l’objectif de la réunion. Sinon, à quoi sert-elle ?
Selon Anna Gibson, psychologue clinicienne et responsable du bien-être organisationnel et de la consultation chez Modern Health, il est important de savoir à l’avance pourquoi une réunion a lieu, quels sont les objectifs visés, quels sont les résultats escomptés et quel est le temps raisonnable nécessaire pour accomplir ces tâches. Si le projet est urgent, vous aurez peut-être besoin d’un appel téléphonique rapide plutôt que d’une réunion. « Si une conversation en direct n’est pas nécessaire, annulez. »
Les réunions les plus réussies ont un objectif et un ordre du jour clairement définis. L’ordre du jour n’a pas besoin d’être long ou détaillé, mais il doit guider la conversation et permettre à chacun de se concentrer sur la tâche à accomplir. Cette tâche incombe souvent à la personne qui anime la réunion, qui peut ou non avoir les compétences nécessaires pour diriger une réunion efficace, ce qui ajoute un niveau de complication supplémentaire.
« On sous-estime souvent l’importance d’un facilitateur compétent », explique le Dr Gibson. L’animation est un ensemble de compétences spécifiques qui permettent de guider un groupe dans une conversation. C’est pourquoi elle estime que chaque réunion nécessite un leader bien défini.
Si vous êtes chargé d’organiser une réunion, vous devez vous y présenter parfaitement préparé. Cela peut prendre du temps, car cela vous oblige à prendre des décisions à l’avance, comme rédiger les points à l’ordre du jour et envoyer la liste des participants, mais cela permettra d’obtenir un meilleur résultat. Faites de votre mieux pour envoyer votre ordre du jour avant la réunion et envisagez de le renvoyer quelques heures avant l’heure de la réunion pour rappeler aux participants de se présenter prêts à contribuer.
L’établissement de règles autour des réunions peut contribuer à les organiser et à les faire se dérouler plus facilement, surtout si elles correspondent aux objectifs ou aux recommandations de l’entreprise. Par exemple, il est possible de mettre fin à une réunion cinq minutes plus tôt pour permettre aux participants de faire une pause ou d’annuler une réunion si un contributeur clé a sept minutes de retard. En tant qu’animateur, vous devez vous assurer que la réunion, si elle est jugée nécessaire, se déroule aussi bien et efficacement que possible.
Résistez à la pression de simplement « vous présenter »
Les employés sont souvent contraints d’assister à des réunions, en particulier lorsque des responsables ou des cadres supérieurs leur envoient des invitations personnelles. Vous acceptez peut-être sans réfléchir ou vous hésitez à refuser parce que vous craignez que quelqu’un remette en question votre productivité ou votre éthique de travail. Résister à la pression de dire « oui » à chaque invitation est extrêmement difficile mais nécessaire et pourrait améliorer votre santé mentale et votre productivité, ce qui, en retour, profite à votre employeur.
« Lorsque vous assistez à une réunion, soyez pleinement présent ou ne soyez pas là », conseille Catherine Hambley, PhD, psychologue et PDG et fondatrice de Brain-Based Strategies Consulting .
Il est facile d’arriver à une réunion et de passer tout le temps en mode muet et multitâche, mais ce n’est pas une façon efficace de passer votre temps ou celui de quelqu’un d’autre. Si votre esprit vagabonde constamment ou s’enlise dans des messages Slack, des e-mails ou des projets annexes, reconsidérez la raison pour laquelle vous êtes là.
L’information vous concerne-t-elle ? Êtes-vous censé y contribuer ? Si oui, vous devriez fermer vos onglets et éliminer les distractions. Si ce n’est pas le cas, vous ne devriez peut-être pas participer à l’appel. Se présenter simplement parce que vous avez été invité ou que vous ressentez la pression d’y être n’est pas une raison suffisante pour y assister.
Catherine Hambley, Ph. D., psychologue
Lorsque vous assistez à une réunion, soyez pleinement présent ou ne soyez pas là.
« Nous sommes des êtres sociaux et nous réagissons aux pressions et aux normes culturelles », explique le Dr Gibson, mais chaque employé doit réfléchir à son équilibre travail/vie personnelle et à ce dont il a besoin pour être au meilleur de sa forme au travail et dans tous les domaines de la vie. Si la culture des réunions ne répond pas à vos besoins en tant qu’individu, le Dr Gibson suggère de réfléchir à de petites choses que vous pouvez changer dans votre emploi du temps quotidien pour vous donner un sentiment d’autonomie dans votre travail ou de réévaluer si cette culture est la bonne pour vous.
Vous pouvez vous sentir mal à l’aise à l’idée de refuser une invitation, même si vous savez que vous n’avez pas besoin d’être présent. Vous pouvez faire part de vos réserves à votre responsable ou lui demander si votre présence est vraiment nécessaire. Vous pouvez également faire savoir à l’animateur que vous devrez manquer la réunion pour vous occuper d’autres tâches urgentes, mais que vous aimeriez avoir un enregistrement ou un résumé de ce qui a été discuté.
Si vous n’êtes pas préparé pour une réunion à laquelle vous devez participer, demandez à l’animateur de reporter ou de reprogrammer la réunion. Cela vous permettra, à vous et à tous les autres, de gagner du temps, mais garantira également que la réunion, lorsqu’elle aura lieu, sera plus ciblée et réfléchie.
Faites des pauses délibérées pour vous recentrer
Bien que la vidéoconférence présente des avantages avérés , tels qu’un impact accru des discussions, une prise de décision accélérée et une meilleure connexion entre collègues, elle peut également perturber le flux de travail, empêcher les travailleurs d’accomplir des tâches simples et provoquer de la fatigue.
L’une des meilleures façons de lutter contre ce phénomène est de réduire le nombre d’appels vidéo auxquels vous participez et d’intégrer des pauses pour votre santé mentale dans votre journée. Les pauses entre les tâches peuvent non seulement améliorer considérablement votre capacité à vous concentrer sur cette tâche pendant des périodes prolongées mais peuvent également améliorer le bien-être au travail
À l’heure actuelle, les gens passent de longues heures assis à leur bureau, devant un écran, et assistent à une réunion après l’autre sans avoir prévu de pause pour leur santé mentale. Il ne suffit pas de se lever pour aller chercher de l’eau ou déjeuner. Pour tirer le meilleur parti des pauses, les employés doivent quitter leur bureau, comme ils le feraient dans un bureau traditionnel, et prendre quelques minutes pour se déconnecter.
Des études ont montré que les pauses de repos améliorent les performances globales et restaurent l’attention, tandis que des pauses plus longues ou des pauses courtes et fréquentes aident à récupérer de l’épuisement émotionnel et à améliorer la satisfaction au travail.
« C’est souvent dans ces moments entre les réunions que nous pouvons nous accorder un moment de repos et de relaxation », explique le Dr Gibson. Lorsque nous mettons ces moments en pratique, nous pouvons retourner au travail et disposer d’un plus grand nombre de nos ressources intentionnelles pour nous consacrer à notre travail.
Réimaginer la culture des réunions dans un monde où le travail à distance est primordial
Il ne fait aucun doute que le travail à distance est là pour rester, même si les modèles hybrides explosent dans le monde entier, mais la culture des réunions doit être repensée et repensée pour soutenir la productivité, la satisfaction et un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
« Notre cerveau n’a pas été conçu pour prospérer dans cet environnement », explique le Dr Gibson. « Il existe certaines bonnes pratiques en matière de chat vidéo qui peuvent nous aider, mais il peut être utile de trouver d’autres moyens de communiquer au-delà du chat vidéo. À quel moment cela commence-t-il à devenir un obstacle à notre travail ? »
« Les gens ont des besoins sociaux qui affectent leur capacité à fonctionner cognitivement », explique le Dr Hambley, qui estime que non seulement les gens vont souffrir dans le monde éloigné, mais que l’innovation va également en être affectée.
Ariel Keys, PDG et fondateur de Parachute Home , comprend ces défis de première main.
« Maintenir l’essence de la culture d’équipe et l’incroyable énergie qui était si tangible au bureau dans un environnement de travail à distance est un défi », dit-elle, mais elle et son équipe de direction ont travaillé dur pour soutenir les besoins en matière de santé mentale de leurs employés.
Anna Gibson, PsyD, psychologue clinicienne
Il existe certaines bonnes pratiques en matière de chat vidéo qui peuvent aider, mais il peut être utile de trouver d’autres moyens de communiquer au-delà du chat vidéo. À quel moment cela commence-t-il à devenir un obstacle à notre travail ?
En plus d’instaurer des « mardis sans distractions » pendant la pandémie, au cours desquels les calendriers sont bloqués entre 9 h et 13 h pour se concentrer uniquement sur les tâches professionnelles, ils encouragent les réunions à pied afin que les employés puissent quitter leur bureau et sortir.
Modern Health a également adopté une approche proactive pour lutter contre la lassitude liée aux réunions. Ils ont mené des évaluations de personnalité pour déterminer la façon dont les membres de l’équipe préfèrent travailler et travaillent actuellement sur une ressource qui décrit les meilleures pratiques et offre des recommandations pour planifier et mener des réunions de la manière la plus bénéfique.
« Il n’est pas possible de rassembler les gens autour d’une seule méthode de travail », explique le Dr Gibson. C’est pourquoi nous devons repenser notre façon de travailler et réévaluer les normes de l’entreprise.
La pandémie a changé notre façon de vivre, de travailler et d’interagir, et a donc naturellement changé notre façon de communiquer , de produire et de prospérer. Les réunions sont toujours utiles, mais elles ne sont plus les mêmes qu’avant. Pour conserver l’énergie de la réunion, nous devons nous souvenir de son objectif et ne pas en abuser.