С ростом удаленной работы и удобством видеоконференций встречи стали более многочисленными, менее эффективными и порой изнурительными. В результате многие работники перегружены, подавлены и непродуктивны.
После пандемии количество совещаний увеличилось , как и среднее количество участников на каждом совещании. Больше совещаний означает меньше времени для фактической работы, что ставит работников в неудобное положение, когда им приходится продлевать свое рабочее время, чтобы быть продуктивными, или жертвовать производительностью, чтобы сосредоточиться на личных приоритетах, таких как уход за больными, занятия спортом или общение с близкими.
Встречи могут принести огромную пользу, и их следует использовать для отслеживания целей, обсуждения сделок, представления проектов, общения с коллегами или клиентами, предоставления или получения отзывов, разработки стратегий и совместной работы над задачами. К сожалению, многие встречи неэффективны и не нужны и могут быть заменены электронной почтой, телефонным звонком или разговором в Slack или Teams. Другие следует просто отменить и никогда не переносить.
Содержание
Сделайте встречи более значимыми или отмените их
Если вы еще не задаетесь вопросом: « Действительно ли необходима эта встреча?», то самое время начать. Прежде чем нажать «начать видео», вы и все остальные участники должны знать цель встречи. Иначе какой в ней смысл?
«Вы должны заранее знать, почему проводится встреча, каковы предполагаемые цели, какие результаты ожидаются и сколько разумного времени необходимо для выполнения этих задач», — говорит Анна Гибсон, доктор психологии, клинический психолог и руководитель отдела организационного благополучия и консультаций в Modern Health . Если проект срочный, возможно, вам нужен быстрый телефонный звонок вместо встречи. «Если живой разговор не нужен, отмените».
Наиболее успешные встречи имеют четко определенную цель и повестку дня. Повестка дня не обязательно должна быть длинной или подробной, но она должна направлять беседу и удерживать всех сосредоточенными на текущей задаче. Это часто входит в обязанности лица, ведущего встречу, которое может обладать или не обладать навыками, необходимыми для проведения эффективной встречи, что добавляет еще один уровень сложности.
«Наличие квалифицированного фасилитатора действительно недооценивается», — говорит доктор Гибсон. Фасилитация — это определенный набор навыков, который используется для того, чтобы помочь группе вести беседу, поэтому она считает, что на каждой встрече нужен явный лидер.
Если вам поручено провести собрание, то вам нужно прийти полностью подготовленным. Это может занять много времени, так как потребует принятия предварительных решений, таких как написание тем повестки дня и рассылка списка участников, но это позволит добиться лучшего результата. Сделайте все возможное, чтобы отправить повестку дня заранее до собрания и рассмотрите возможность повторной отправки за несколько часов до времени собрания, чтобы напомнить людям о необходимости прийти и быть готовыми внести свой вклад.
Установление правил для собраний может помочь организовать и провести их более гладко, особенно если они соответствуют целям или рекомендациям компании. Примерами могут служить завершение собрания на пять минут раньше, чтобы дать людям перерыв, или отмена собрания, если ключевой участник опаздывает на семь минут. Как организатор, вы должны убедиться, что собрание, если это необходимо, проходит как можно более гладко и эффективно.
Не поддавайтесь давлению «просто появиться»
Работников часто заставляют посещать встречи, особенно когда менеджеры или руководители высокого уровня отправляют им личные приглашения. Вы можете принимать приглашения не задумываясь или сомневаться в необходимости отказаться, поскольку боитесь, что кто-то поставит под сомнение вашу производительность или трудовую этику. Бороться с давлением, заставляющим говорить «да» на каждое приглашение, невероятно сложно, но необходимо и может улучшить ваше психическое здоровье и производительность, что, в свою очередь, пойдет на пользу вашему работодателю.
«Когда вы посещаете встречу, либо полностью присутствуйте на ней, либо не приходите туда», — советует Кэтрин Хэмбли, доктор философии, психолог, генеральный директор и основатель Brain-Based Strategies Consulting .
Легко прийти на встречу и провести все время в молчании, занимаясь несколькими делами одновременно, но это не самый ценный способ провести свое или чье-либо еще время. Если ваш разум постоянно блуждает или увязает в сообщениях Slack, электронных письмах или сторонних проектах, переосмыслите, зачем вы там.
Информация актуальна для вас? Ожидается ли от вас вклад? Если да, то вам следует закрыть вкладки и устранить отвлекающие факторы. Если нет, то, возможно, вам не следует присутствовать на совещании. Приходить просто потому, что вас пригласили или вы чувствуете давление, чтобы быть там, не является достаточно веской причиной для посещения.
Кэтрин Хэмбли, доктор философии, психолог
Когда вы посещаете собрание, будьте полностью вовлечены в него или не приходите туда.
«Мы социальные существа, и мы реагируем на культурное давление и культурные нормы», — говорит доктор Гибсон, но каждый сотрудник должен думать о своем балансе между работой и личной жизнью и о том, что ему нужно, чтобы быть лучшим собой на работе и во всех сферах жизни. Если культура встреч не служит вашим потребностям как личности, то доктор Гибсон предлагает подумать о мелочах, которые вы можете изменить в своем ежедневном расписании, чтобы дать вам чувство автономии в вашей работе или пересмотреть, является ли эта культура подходящей для вас.
Вам может быть неловко отказываться от приглашения, даже если вы знаете, что вам там не нужно быть. Вы можете обсудить свои сомнения с вашим менеджером или спросить, действительно ли необходимо ваше присутствие. Вы также можете сообщить ведущему, что вам придется пропустить встречу из-за других неотложных задач, но вы хотели бы иметь запись или резюме того, что обсуждалось.
Если вы не готовы к встрече, в которой от вас ожидают участия, попросите ведущего отложить или перенести ее. Это даст вам и всем остальным больше времени, но также гарантирует, что встреча — когда она состоится — будет более целенаправленной и обдуманной.
Делайте осознанные перерывы для перекалибровки
Хотя видеоконференции доказали свои преимущества , такие как повышение эффективности обсуждений, ускорение принятия решений и улучшение связи между коллегами, они также могут нарушить рабочий процесс, помешать работникам выполнить простые задачи и вызвать
Один из лучших способов борьбы с этим — сократить количество видеозвонков и включить перерывы для психического здоровья в свой день. Перерывы в задачах могут не только значительно улучшить вашу способность концентрироваться на этой задаче в течение длительного времени , но и могут улучшить благополучие на работе.
Прямо сейчас люди проводят долгие часы за своими столами, глядя в экраны и посещая совещания за совещаниями без обозначенных перерывов на психическое здоровье. Недостаточно просто встать, попить воды или пообедать. Чтобы максимально использовать перерывы, работникам нужно фактически выйти из-за стола, как они это делают в традиционном офисе, и потратить несколько минут на то, чтобы отключиться.
Исследования показали, что перерывы на отдых повышают общую производительность и восстанавливают внимание6, более длительные перерывы или частые короткие перерывы способствуют восстановлению после эмоционального истощения и повышают удовлетворенность работой7
«Часто именно в эти моменты между встречами есть возможность встроить процесс отдыха и релаксации», — говорит доктор Гибсон. Когда мы внедряем это, мы можем вернуться к работе и иметь больше наших намеренных возможностей, доступных нам, чтобы посвятить себя работе.
Переосмысление культуры встреч в удаленном мире
Нет сомнений в том, что удаленная работа останется, даже несмотря на то, что по всему миру появляются гибридные модели , но культуру проведения встреч необходимо переосмыслить и перепроектировать, чтобы поддерживать производительность, удовлетворенность и здоровый баланс между работой и личной жизнью.
«Наш мозг не был создан для процветания в этой среде», — говорит доктор Гибсон. «Есть некоторые лучшие практики видеочата , которые могут помочь, но это может помочь нам найти другие способы общения помимо видеочата. В какой момент это начинает становиться помехой для нашей работы?»
«У людей есть социальные потребности, которые влияют на их способность функционировать когнитивно», — говорит доктор Хэмбли, который считает, что в удаленном мире не только люди будут страдать, но и инновации пострадают.
Ариэль Киз, генеральный директор и основатель Parachute Home , не понаслышке знаком с этими проблемами.
«Сохранение сути командной культуры и невероятной энергии, которая была так ощутима в офисе, в условиях удаленной работы — непростая задача», — говорит она, но она и ее команда руководителей упорно трудятся, чтобы поддержать потребности своих сотрудников в области психического здоровья.
Анна Гибсон, доктор психологии, клинический психолог
Есть некоторые лучшие практики видеочата, которые могут помочь, но это может помочь нам найти другие способы общения за пределами видеочата. В какой момент это начинает становиться помехой для нашей работы?
Помимо введения «вторников без отвлекающих факторов» во время пандемии, когда календари блокируются с 9:00 до 13:00, чтобы сосредоточиться исключительно на рабочих задачах, они поощряют проведение совещаний в формате «прогулки», чтобы сотрудники могли покинуть свои рабочие места и выйти на улицу.
Modern Health также заняла активную позицию в борьбе с усталостью от совещаний. Они провели оценку личности , чтобы определить, как предпочитают работать отдельные члены команды, и в настоящее время работают над ресурсом, который описывает лучшие практики и предлагает рекомендации по планированию и проведению совещаний наиболее выгодным образом.
«Объединить людей вокруг одного конкретного способа работы невозможно», — говорит доктор Гибсон, поэтому нам необходимо переосмыслить наш способ работы и пересмотреть нормы компании.
Пандемия изменила наш образ жизни, работы и взаимодействия, поэтому она естественным образом изменила и то, как мы общаемся , производим и процветаем. Встречи по-прежнему ценны, но они уже не те, что были раньше. Чтобы сохранить энергию встречи, мы должны помнить о ее цели — и не злоупотреблять ею.