Mit der Zunahme der Telearbeit und der Bequemlichkeit von Videokonferenzen sind Besprechungen häufiger geworden, weniger effizient und manchmal anstrengend. Infolgedessen sind viele Arbeitnehmer überbucht, überfordert und unproduktiv.
Seit der Pandemie haben die Anzahl der Meetings und damit auch die durchschnittliche Teilnehmerzahl pro Meeting zugenommen.1 Meetings bedeuten weniger Zeit für die eigentliche Arbeit, was Arbeitnehmer in die unangenehme Lage bringt, entweder ihre Arbeitszeit verlängern zu müssen, um produktiv zu sein, oder ihre Produktivität zu opfern, um sich auf persönliche Prioritäten wie Pflege, Bewegung oder den Kontakt mit ihren Lieben zu konzentrieren.
Besprechungen können einen enormen Wert haben und sollten dazu genutzt werden, Ziele zu verfolgen, Geschäfte auszuhandeln, Projekte vorzustellen, mit Kollegen oder Kunden in Kontakt zu treten, Feedback zu geben oder zu erhalten, Ideen strategisch zu entwickeln und gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten. Leider sind viele Besprechungen ineffizient und unnötig und könnten durch eine E-Mail, einen Telefonanruf oder eine Slack- oder Teams-Konversation ersetzt werden. Andere sollten einfach abgesagt und nie wieder angesetzt werden.
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Meetings sinnvoller gestalten oder absagen
Wenn Sie sich nicht bereits fragen: „Ist dieses Meeting wirklich notwendig?“, ist es an der Zeit, damit anzufangen. Bevor Sie auf „Video starten“ klicken, sollten Sie und alle anderen Teilnehmer den Zweck des Meetings kennen. Denn was wäre sonst der Sinn davon?
Sie sollten im Voraus wissen, warum ein Meeting stattfindet, was die beabsichtigten Ziele sind, welche Ergebnisse erhofft werden und wie viel Zeit angemessenerweise benötigt wird, um diese Aufgaben zu erfüllen, sagt Anna Gibson, PsyD, klinische Psychologin und Leiterin für organisatorisches Wohlbefinden und Beratung bei Modern Health . Wenn das Projekt dringend ist, brauchen Sie vielleicht statt eines Meetings ein kurzes Telefonat. „Wenn ein persönliches Gespräch nicht erforderlich ist, sagen Sie ab.“
Die erfolgreichsten Meetings haben einen klar definierten Zweck und eine Tagesordnung. Die Tagesordnung muss nicht lang oder detailliert sein, aber sie sollte das Gespräch leiten und dafür sorgen, dass sich alle auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Dies fällt oft in die Zuständigkeit der moderierenden Person, die möglicherweise nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um ein effektives Meeting durchzuführen, was die Sache noch komplizierter macht.
„Die Bedeutung eines kompetenten Moderators wird stark unterschätzt“, sagt Dr. Gibson. Moderation ist eine spezielle Fähigkeit, die dazu dient, eine Gruppe durch ein Gespräch zu führen. Aus diesem Grund ist sie der Ansicht, dass jedes Meeting einen klaren Leiter braucht.
Wenn Sie mit der Leitung eines Meetings betraut sind, müssen Sie gut vorbereitet erscheinen. Dies kann zeitaufwändig sein, da Sie im Voraus Entscheidungen treffen müssen, wie z. B. die Tagesordnungspunkte aufschreiben und die Teilnehmerliste versenden, ermöglicht aber ein besseres Ergebnis. Versuchen Sie, Ihre Tagesordnung möglichst vor dem Meeting zu versenden, und ziehen Sie in Erwägung, sie einige Stunden vor dem Meeting noch einmal zu versenden, um die Teilnehmer daran zu erinnern, bereit zu sein, ihren Beitrag zu leisten.
Das Aufstellen von Regeln für Besprechungen kann dabei helfen, diese reibungsloser zu organisieren und durchzuführen, insbesondere wenn diese mit den Zielen oder Empfehlungen des Unternehmens übereinstimmen. Beispiele hierfür sind das Beenden einer Besprechung fünf Minuten früher, um den Teilnehmern Pausen zu geben, oder das Absagen einer Besprechung, wenn ein wichtiger Teilnehmer sieben Minuten zu spät kommt. Als Moderator müssen Sie sicherstellen, dass die Besprechung, falls erforderlich, so reibungslos und effektiv wie möglich abläuft.
Widerstehen Sie dem Druck, einfach nur „aufzutauchen“
Mitarbeiter werden oft unter Druck gesetzt, an Meetings teilzunehmen, insbesondere wenn Manager oder Führungskräfte ihnen persönliche Einladungen schicken. Sie nehmen die Einladung vielleicht ohne nachzudenken an oder haben Bedenken, sie abzulehnen, weil Sie befürchten, dass jemand Ihre Produktivität oder Arbeitsmoral in Frage stellt. Dem Druck zu widerstehen, zu jeder Einladung „Ja“ sagen zu müssen, ist unglaublich schwierig, aber notwendig und könnte Ihre geistige Gesundheit und Produktivität verbessern, was wiederum Ihrem Arbeitgeber zugutekommt.
„Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, seien Sie entweder voll und ganz anwesend oder fehlen Sie“, rät Dr. Catherine Hambley, Psychologin und CEO und Gründerin von Brain-Based Strategies Consulting .
Es ist einfach, zu einem Meeting zu erscheinen und die ganze Zeit stumm zu sein und Multitasking zu betreiben, aber das ist weder für Sie noch für andere eine sinnvolle Art, Ihre Zeit zu verbringen. Wenn Ihre Gedanken ständig abschweifen oder von Slack-Nachrichten, E-Mails oder Nebenprojekten überlastet werden, sollten Sie noch einmal darüber nachdenken, warum Sie dort sind.
Sind die Informationen für Sie relevant? Wird von Ihnen erwartet, dass Sie etwas beitragen? Wenn ja, sollten Sie Ihre Tabs schließen und Ablenkungen vermeiden. Wenn nicht, sollten Sie vielleicht nicht an der Telefonkonferenz teilnehmen. Nur weil Sie eingeladen wurden oder sich unter Druck gesetzt fühlen, dort zu sein, ist das kein ausreichender Grund, teilzunehmen.
Catherine Hambley, PhD, Psychologin
Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, seien Sie entweder vollständig anwesend oder fehlen Sie.
„Wir sind soziale Wesen und reagieren auf kulturellen Druck und kulturelle Normen“, sagt Dr. Gibson, aber jeder Mitarbeiter sollte über seine Work-Life-Balance nachdenken und darüber, was er braucht, um bei der Arbeit und in allen Lebensbereichen sein Bestes zu geben. Wenn die Meeting-Kultur Ihren Bedürfnissen als Individuum nicht gerecht wird, schlägt Dr. Gibson vor, über kleine Dinge nachzudenken, die Sie in Ihrem Tagesablauf ändern können, um Ihnen ein Gefühl der Autonomie bei Ihrer Arbeit zu geben, oder neu zu bewerten, ob dies die richtige Kultur für Sie ist.
Möglicherweise ist es Ihnen unangenehm, eine Einladung abzulehnen, auch wenn Sie wissen, dass Sie nicht anwesend sein müssen. Sie können Ihre Vorbehalte mit Ihrem Vorgesetzten besprechen oder fragen, ob Ihre Anwesenheit wirklich erforderlich ist. Sie können den Moderator auch wissen lassen, dass Sie das Meeting verpassen müssen, um andere dringende Aufgaben zu erledigen, aber gerne eine Aufzeichnung oder Zusammenfassung der besprochenen Themen hätten.
Wenn Sie zu einem Meeting, zu dem Sie einen Beitrag leisten sollen, nicht vorbereitet sind, bitten Sie den Moderator, es zu verschieben oder neu anzusetzen. Dadurch gewinnen Sie und alle anderen mehr Zeit, und es wird auch sichergestellt, dass das Meeting – wenn es denn stattfindet – fokussierter und gezielter abläuft.
Machen Sie bewusst Pausen, um sich neu zu kalibrieren
Videokonferenzen bieten zwar nachweislich Vorteile , wie etwa eine größere Wirkung von Diskussionen, schnellere Entscheidungsfindung und eine bessere Verbindung zwischen Kollegen, sie können jedoch auch den Arbeitsablauf stören, Mitarbeiter an der Erledigung einfacher Aufgaben hindern und zu Ermüdung
Eine der besten Möglichkeiten, dem entgegenzuwirken, besteht darin, die Anzahl Ihrer Videoanrufe zu reduzieren und Pausen zur geistigen Gesundheit in Ihren Tag einzubauen. Arbeitspausen können nicht nur Ihre Fähigkeit, sich über längere Zeiträume auf diese Aufgabe zu konzentrieren, erheblich verbessern , sondern auch Ihr Wohlbefinden bei der Arbeit steigern.
Im Moment verbringen die Menschen viele Stunden an ihren Schreibtischen, starren auf Bildschirme und nehmen an einem Meeting nach dem anderen teil, ohne dass sie sich eine Pause gönnen, um sich geistig zu erholen. Es reicht nicht, aufzustehen und sich etwas zu trinken oder zu Mittag zu essen. Um die Pausen optimal zu nutzen, müssen die Mitarbeiter tatsächlich ihren Schreibtisch verlassen, wie sie es in einem herkömmlichen Büro tun würden, und sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um abzuschalten.
Studien haben ergeben, dass Ruhepausen die allgemeine Leistungsfähigkeit verbessern und die Aufmerksamkeit wiederherstellen. Längere Pausen oder häufige kurze Pausen helfen dabei, emotionale Erschöpfung zu überwinden und die Arbeitszufriedenheit zu steigern.
„Oft bieten sich in den Momenten zwischen den Meetings Möglichkeiten, sich auszuruhen und zu entspannen“, sagt Dr. Gibson. Wenn wir diese Momente einhalten, können wir an die Arbeit zurückkehren und haben mehr Möglichkeiten, die wir uns unserer Arbeit widmen können.
Denken Sie die Meeting-Kultur in einer Remote-First-Welt neu
Es besteht kein Zweifel daran, dass die Telearbeitsplatznutzung auch weiterhin Bestand haben wird, auch wenn sich weltweit
hybride Arbeitsmodelle durchsetzen. Allerdings muss die Meeting-Kultur neu konzipiert und gestaltet werden, um Produktivität, Zufriedenheit und eine gesunde Work-Life-Balance zu unterstützen.
„Unser Gehirn ist nicht dafür geschaffen, in dieser Umgebung zu gedeihen“, sagt Dr. Gibson. „Es gibt einige bewährte Methoden für Videochats , die helfen können, aber es könnte für uns sinnvoll sein, andere Kommunikationswege als Videochats zu finden. Ab wann wird es zu einem Hindernis für unsere Arbeit?“
„Die Menschen haben soziale Bedürfnisse, die ihre kognitiven Fähigkeiten beeinträchtigen“, sagt Dr. Hambley, der davon überzeugt ist, dass die Menschen in der Remote-Welt nicht nur leiden werden, sondern auch dass Innovationen darunter leiden werden.
Ariel Keys, CEO und Gründer von Parachute Home , kennt diese Herausforderungen aus erster Hand.
„Das Wesen der Teamkultur und die unglaubliche Energie, die im Büro so spürbar war, in einer Remote-Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten, ist eine Herausforderung“, sagt sie, aber sie und ihr Führungsteam haben hart daran gearbeitet, die psychische Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu unterstützen.
Anna Gibson, PsyD, klinische Psychologin
Es gibt einige bewährte Vorgehensweisen für Videochats, die hilfreich sein können. Es kann jedoch sinnvoll sein, andere Kommunikationswege als Videochats zu finden. Ab wann wird es zu einem Hindernis für unsere Arbeit?
Zusätzlich zur Einführung von „Dienstagen ohne Ablenkung“ während der Pandemie, an denen die Kalender zwischen 9 und 13 Uhr blockiert sind, um sich ausschließlich auf Arbeitsaufgaben zu konzentrieren, fördern sie die Durchführung von Meetings im Gehen, damit die Mitarbeiter ihre Schreibtische verlassen und an die frische Luft gehen können.
Modern Health hat auch einen proaktiven Ansatz zur Bekämpfung der Meeting-Müdigkeit gewählt. Das Unternehmen hat Persönlichkeitstests durchgeführt , um herauszufinden, wie einzelne Teammitglieder am liebsten arbeiten. Derzeit arbeitet das Unternehmen an einer Ressource, die Best Practices beschreibt und Empfehlungen für die optimale Planung und Durchführung von Meetings bietet.
„Es ist nicht möglich, die Menschen auf eine bestimmte Arbeitsweise auszurichten“, sagt Dr. Gibson. Deshalb müssen wir unsere Arbeitsweise überdenken – und die Unternehmensnormen neu bewerten.
Die Pandemie hat unsere Lebens-, Arbeits- und Interaktionsgewohnheiten verändert und damit natürlich auch die Art und Weise, wie wir kommunizieren , produzieren und erfolgreich sind. Meetings sind immer noch wertvoll, aber sie sind nicht mehr das, was sie einmal waren. Um die Energie des Meetings am Leben zu erhalten, müssen wir uns an den Zweck des Meetings erinnern – und dürfen ihn nicht missbrauchen.