Con l’ aumento del lavoro da remoto e la comodità delle videoconferenze, le riunioni sono diventate più numerose, meno efficienti e, a volte, estenuanti. Di conseguenza, molti lavoratori sono sovraccarichi di lavoro, sopraffatti e sottoproduttivi.
Dall’inizio della pandemia, le riunioni sono aumentate e con esse anche il numero medio di partecipanti a riunione. Più riunioni significano meno tempo per il lavoro vero e proprio, il che mette i lavoratori nella scomoda posizione di dover prolungare il proprio orario di lavoro per essere produttivi o di dover sacrificare la produttività per concentrarsi su priorità personali, come l’assistenza, l’attività fisica o i rapporti con i propri cari.
Le riunioni possono fornire un valore enorme e dovrebbero essere utilizzate per tracciare obiettivi, negoziare accordi, presentare progetti, connettersi con colleghi o clienti, dare o ricevere feedback, elaborare strategie di idee e collaborare su attività. Sfortunatamente, molte riunioni sono inefficienti e inutili e potrebbero essere sostituite con un’e-mail, una telefonata o una conversazione su Slack o Teams. Altre dovrebbero essere semplicemente annullate e mai riprogrammate.
Indice
Rendi le riunioni più significative o annullale
Se non ti stai già chiedendo “Questa riunione è davvero necessaria?”, è il momento di iniziare. Prima di cliccare su “avvia video”, tu e tutti gli altri partecipanti dovreste sapere qual è lo scopo della riunione. Altrimenti, che senso ha?
Dovresti sapere in anticipo perché si sta tenendo una riunione, quali sono gli obiettivi previsti, quali risultati si sperano di ottenere e quale ragionevole lasso di tempo è necessario per raggiungere questi obiettivi, afferma Anna Gibson, PsyD, psicologa clinica e Organizational Well-Being and Consultation Lead presso Modern Health . Se il progetto è urgente, forse hai bisogno di una rapida telefonata invece di una riunione. “Se non è necessaria una conversazione dal vivo, annulla”.
Le riunioni di maggior successo hanno uno scopo e un ordine del giorno ben definiti. L’ordine del giorno non deve essere lungo o dettagliato, ma dovrebbe guidare la conversazione e mantenere tutti concentrati sul compito da svolgere. Questo spesso ricade sui doveri della persona che facilita, che potrebbe avere o meno le competenze necessarie per gestire una riunione efficace, il che aggiunge un ulteriore livello di complicazione.
“Avere un facilitatore esperto è davvero sottovalutato”, afferma la dott. ssa Gibson. La facilitazione è un insieme specifico di competenze che vengono utilizzate per aiutare a guidare un gruppo attraverso una conversazione, motivo per cui ritiene che ogni incontro richieda un leader chiaro.
Se ti è stata affidata la responsabilità di gestire una riunione, allora devi presentarti completamente preparato. Questo potrebbe richiedere molto tempo, poiché richiede di prendere decisioni anticipate, come scrivere gli argomenti dell’ordine del giorno e inviare l’elenco dei partecipanti, ma consentirà un risultato migliore. Fai del tuo meglio per inviare l’ordine del giorno in anticipo rispetto alla riunione e prendi in considerazione di inviarlo nuovamente alcune ore prima dell’orario della riunione per ricordare alle persone di presentarsi pronte a contribuire.
Stabilire delle regole per le riunioni può aiutare a organizzarle e gestirle in modo più fluido, soprattutto se sono in linea con gli obiettivi o le raccomandazioni aziendali. Esempi includono terminare una riunione cinque minuti prima per dare alle persone delle pause o annullare una riunione se un collaboratore chiave è in ritardo di sette minuti. Come facilitatore, devi assicurarti che la riunione, se ritenuta necessaria, si svolga nel modo più fluido ed efficace possibile.
Resisti alla pressione di “presentarti” e basta
Spesso i lavoratori vengono pressati a partecipare alle riunioni, soprattutto quando i manager o i dirigenti di alto livello inviano loro inviti personali. Potresti accettare senza pensarci o avere delle riserve sul rifiutare perché temi che qualcuno possa mettere in dubbio la tua produttività o etica del lavoro. Combattere la pressione di dire “sì” a ogni invito è incredibilmente difficile ma necessario e potrebbe migliorare la tua salute mentale e produttività, il che a sua volta avvantaggia il tuo datore di lavoro.
“Quando partecipi a una riunione, sii pienamente presente oppure non esserci”, consiglia Catherine Hambley, PhD, psicologa, CEO e fondatrice di Brain-Based Strategies Consulting .
È facile presentarsi a una riunione e passare tutto il tempo in modalità muto e multitasking, ma non è un modo prezioso per trascorrere il tuo tempo o quello di chiunque altro. Se la tua mente vaga costantemente o si impantana nei messaggi di Slack, nelle e-mail o nei progetti paralleli, riconsidera il motivo per cui sei lì.
Le informazioni sono rilevanti per te? Ci si aspetta che tu dia il tuo contributo? Se sì, allora dovresti chiudere le tue schede ed eliminare le distrazioni. In caso contrario, forse non dovresti partecipare alla chiamata. Presentarsi semplicemente perché sei stato invitato o senti la pressione di esserci non è una ragione sufficiente per partecipare.
Catherine Hambley, PhD, psicologa
Quando partecipi a una riunione, sii pienamente presente oppure non esserci.
“Siamo creature sociali e rispondiamo alle pressioni e alle norme culturali”, afferma il dott. Gibson, ma ogni dipendente dovrebbe pensare al proprio equilibrio tra lavoro e vita privata e a ciò di cui ha bisogno per essere al meglio sul lavoro e in tutti gli ambiti della vita. Se la cultura delle riunioni non soddisfa le tue esigenze come individuo, allora il dott. Gibson suggerisce di pensare a piccole cose che puoi cambiare nel tuo programma giornaliero per darti un senso di autonomia nel tuo lavoro o di rivalutare se questa è la cultura giusta per te.
Potresti sentirti a disagio nel rifiutare un invito, anche se sai che non devi essere presente. Puoi esprimere le tue riserve al tuo responsabile o chiedere se la tua presenza è davvero necessaria. Puoi anche far sapere al facilitatore che dovrai saltare la riunione per occuparti di altri compiti urgenti, ma che vorresti avere una registrazione o un riepilogo di quanto discusso.
Se non sei preparato per una riunione a cui dovresti dare il tuo contributo, chiedi al facilitatore di posticipare o riprogrammare. Questo dà a te e a tutti gli altri più tempo, ma assicura anche che la riunione, quando si verifica, sia più focalizzata e deliberata.
Fai delle pause deliberate per ricalibrare
Sebbene la videoconferenza abbia dimostrato di avere dei vantaggi , come l’impatto maggiore delle discussioni, la rapidità nel processo decisionale e il miglioramento della connessione tra colleghi, può anche interrompere il flusso di lavoro, impedire ai lavoratori di svolgere compiti semplici e causare
Uno dei modi migliori per combattere questo problema è ridurre il numero di videochiamate a cui partecipi e incorporare pause per la salute mentale nella tua giornata. Le pause dai compiti possono non solo migliorare notevolmente la tua capacità di concentrarti su quel compito per periodi prolungati ma possono anche migliorare il benessere sul lavoro
In questo momento, le persone trascorrono lunghe ore alla scrivania, fissando gli schermi e partecipando a una riunione dopo l’altra senza pause designate per la salute mentale. Non basta alzarsi e prendere un bicchiere d’acqua o pranzare. Per sfruttare al meglio le pause, i lavoratori devono effettivamente lasciare la scrivania, come farebbero in un ufficio tradizionale, e prendersi qualche minuto per disconnettersi.
Studi hanno dimostrato che le pause di riposo migliorano le prestazioni complessive e ripristinano l’attenzione, mentre pause più lunghe o pause brevi e frequenti aiutano a recuperare dall’esaurimento emotivo e a migliorare la soddisfazione
“Spesso è in quei momenti tra una riunione e l’altra che c’è l’opportunità di costruire un processo di riposo e relax”, afferma il dott. Gibson. Quando li implementiamo, possiamo tornare al lavoro e avere a disposizione più strutture intenzionali da dedicare al nostro lavoro.
Reinventare la cultura degli incontri in un mondo in cui il remoto è la priorità
Non c’è dubbio che il lavoro da remoto sia destinato a durare, nonostante i modelli ibridi stiano prendendo piede in tutto il mondo, ma la cultura delle riunioni deve essere ripensata e riprogettata per supportare produttività, soddisfazione e un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
“I nostri cervelli non sono stati progettati per prosperare in questo ambiente”, afferma il dott. Gibson. “Ci sono alcune buone pratiche di video chat che possono aiutare, ma potrebbe essere utile trovare altri modi di comunicare oltre alla video chat. A che punto inizia a diventare un ostacolo al nostro lavoro?”
“Le persone hanno esigenze sociali che influenzano la loro capacità di funzionare cognitivamente”, afferma il dott. Hambley, che ritiene che non solo le persone soffriranno nel mondo remoto, ma anche l’innovazione ne risentirà.
Ariel Keys, CEO e fondatrice di Parachute Home , conosce queste sfide in prima persona.
“Mantenere l’essenza della cultura del team e l’incredibile energia che era così tangibile in ufficio in un ambiente di lavoro da remoto è una sfida”, afferma, ma lei e il suo team dirigenziale hanno lavorato duramente per supportare le esigenze di salute mentale dei propri dipendenti.
Anna Gibson, PsyD, psicologa clinica
Ci sono alcune buone pratiche per le video chat che possono aiutare, ma potrebbe essere utile trovare altri modi di comunicare oltre alle video chat. A che punto inizia a diventare un ostacolo per il nostro lavoro?
Oltre a istituire durante la pandemia i “martedì senza distrazioni”, in cui i calendari vengono bloccati dalle 9:00 alle 13:00 per concentrarsi esclusivamente sulle attività lavorative, incoraggiano le riunioni a piedi in modo che i dipendenti possano lasciare le loro scrivanie e uscire.
Modern Health ha anche adottato un approccio proattivo per combattere la stanchezza da riunione. Hanno condotto valutazioni della personalità per determinare come i singoli membri del team preferiscono lavorare e stanno attualmente lavorando a una risorsa che delinea le best practice e offre raccomandazioni per pianificare e condurre le riunioni nel modo più vantaggioso.
“Allineare le persone a un particolare modo di lavorare non è possibile”, afferma il dott. Gibson, ed è per questo che dobbiamo ripensare il nostro modo di lavorare e rivalutare le norme aziendali.
La pandemia ha cambiato il nostro modo di vivere, lavorare e interagire, quindi ha naturalmente cambiato il modo in cui comunichiamo , produciamo e prosperiamo. Le riunioni sono ancora preziose, ma non sono più le stesse di una volta. Per mantenere viva l’energia della riunione, dobbiamo ricordare lo scopo della riunione e non abusarne.