Met de opkomst van werken op afstand en het gemak van videoconferenties zijn vergaderingen talrijker, minder efficiënt en soms vermoeiend geworden. Als gevolg hiervan zijn veel werknemers overboekt, overweldigd en onderproductief.
Sinds de pandemie zijn er meer vergaderingen en is het gemiddelde aantal deelnemers per vergadering toegenomen. Meer vergaderingen betekent minder tijd voor daadwerkelijk werk, waardoor werknemers in de ongemakkelijke positie terechtkomen dat ze hun werkuren moeten verlengen om productief te zijn of dat ze hun productiviteit moeten opofferen om zich te concentreren op persoonlijke prioriteiten, zoals zorgverlening, sporten of contact met dierbaren.
Vergaderingen kunnen enorm waardevol zijn en ze zouden gebruikt moeten worden om doelen bij te houden, deals te onderhandelen, projecten te presenteren, contact te leggen met collega’s of klanten, feedback te geven of te ontvangen, ideeën te bedenken en samen te werken aan taken. Helaas zijn veel vergaderingen inefficiënt en onnodig en kunnen ze vervangen worden door een e-mail, telefoontje of Slack- of Teams-gesprek. Andere vergaderingen zouden gewoon geannuleerd moeten worden en nooit opnieuw gepland.
Inhoudsopgave
Maak vergaderingen zinvoller of annuleer ze
Als u zich nog niet afvraagt: “Is deze vergadering echt nodig?”, is het tijd om te beginnen. Voordat u op “start video” klikt, moeten u en alle andere deelnemers weten wat het doel van de vergadering is. Wat is anders het nut ervan?
U moet van tevoren weten waarom een vergadering plaatsvindt, wat de beoogde doelstellingen zijn, welke uitkomsten worden gehoopt en hoeveel tijd er redelijkerwijs nodig is om deze taken te bereiken, zegt Anna Gibson, PsyD, een klinisch psycholoog en de Organizational Well-Being and Consultation Lead bij Modern Health . Als het project urgent is, hebt u misschien een snel telefoontje nodig in plaats van een vergadering. “Als een live gesprek niet nodig is, annuleer dan.”
De meest succesvolle vergaderingen hebben een duidelijk omschreven doel en een agenda. De agenda hoeft niet lang of gedetailleerd te zijn, maar moet het gesprek sturen en iedereen gefocust houden op de taak die voorhanden is. Dit valt vaak onder de taken van de persoon die de vergadering faciliteert, die misschien wel of niet de vaardigheden heeft om een effectieve vergadering te leiden, wat een extra laag van complicatie toevoegt.
“Een bekwame facilitator hebben wordt echt onderschat”, zegt Dr. Gibson. Faciliteren is een specifieke set vaardigheden die wordt gebruikt om een groep door een gesprek te leiden, en daarom gelooft ze dat elke vergadering een duidelijke leider nodig heeft.
Als u de verantwoordelijkheid krijgt om een vergadering te leiden, moet u volledig voorbereid zijn. Dit kan tijdrovend zijn, omdat u geavanceerde beslissingen moet nemen, zoals het opschrijven van de agendapunten en het verzenden van de deelnemerslijst, maar het zal een beter resultaat opleveren. Doe uw best om uw agenda voorafgaand aan de vergadering te verzenden en overweeg om deze een paar uur voor de vergadering opnieuw te verzenden om mensen eraan te herinneren dat ze klaar moeten zijn om hun bijdrage te leveren.
Het opstellen van regels rondom vergaderingen kan helpen om deze soepeler te organiseren en te laten verlopen, vooral als deze aansluiten bij de doelstellingen of aanbevelingen van het bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn het vijf minuten eerder beëindigen van een vergadering om mensen pauzes te geven of het annuleren van een vergadering als een belangrijke deelnemer zeven minuten te laat is. Als facilitator moet u ervoor zorgen dat de vergadering, indien nodig geacht, zo soepel en effectief mogelijk verloopt.
Weersta de druk om gewoon ‘te verschijnen’
Werknemers worden vaak onder druk gezet om vergaderingen bij te wonen, vooral wanneer managers of leidinggevenden hen persoonlijke uitnodigingen sturen. U accepteert misschien zonder na te denken of hebt bedenkingen bij het afwijzen omdat u bang bent dat iemand uw productiviteit of werkethiek in twijfel trekt. Het bestrijden van de druk om op elke uitnodiging “ja” te zeggen is ongelooflijk moeilijk, maar noodzakelijk en kan uw mentale gezondheid en productiviteit verbeteren, wat op zijn beurt uw werkgever ten goede komt.
“Als je een vergadering bijwoont, wees dan volledig aanwezig of wees er niet”, adviseert Catherine Hambley, PhD, psycholoog en CEO en oprichter van Brain-Based Strategies Consulting .
Het is makkelijk om naar een vergadering te gaan en de hele tijd op mute te zitten en te multitasken, maar dit is geen waardevolle manier om je eigen tijd of die van iemand anders te besteden. Als je gedachten voortdurend afdwalen of vastlopen door Slack-berichten, e-mails of zijprojecten, denk dan nog eens na over waarom je daar bent.
Is de informatie relevant voor u? Wordt er van u verwacht dat u bijdraagt? Zo ja, dan moet u uw tabbladen sluiten en afleidingen elimineren. Zo niet, dan zou u misschien niet aan het gesprek moeten deelnemen. Alleen maar verschijnen omdat u bent uitgenodigd of de druk voelt om aanwezig te zijn, is geen goede reden om aanwezig te zijn.
Catherine Hambley, PhD, psycholoog
Als u een vergadering bijwoont, wees dan volledig aanwezig of wees er niet.
“We zijn sociale wezens en we reageren op culturele druk en culturele normen,” zegt Dr. Gibson, maar elke werknemer zou moeten nadenken over zijn/haar werk/privébalans en wat hij/zij nodig heeft om op het werk en op alle gebieden van het leven het beste uit zichzelf te halen. Als de vergadercultuur niet aan uw behoeften als individu voldoet, dan stelt Dr. Gibson voor om na te denken over kleine dingen die u in uw dagelijkse schema kunt veranderen om u een gevoel van autonomie in uw werk te geven of om opnieuw te beoordelen of dit de juiste cultuur voor u is om in te bestaan.
U voelt zich misschien ongemakkelijk bij het afwijzen van een uitnodiging, zelfs als u weet dat u er niet bij hoeft te zijn. U kunt uw bedenkingen bespreken met uw manager of vragen of uw aanwezigheid echt nodig is. U kunt de facilitator ook laten weten dat u de vergadering moet missen om andere dringende taken af te handelen, maar dat u graag een opname of samenvatting wilt van wat er besproken is.
Als u niet voorbereid bent op een vergadering waaraan u geacht wordt bij te dragen, vraag de facilitator dan om deze uit te stellen of opnieuw te plannen. Dit geeft u en alle anderen meer tijd, maar zorgt er ook voor dat de vergadering — als deze plaatsvindt — gerichter en doelbewuster is.
Neem bewust pauzes om opnieuw te kalibreren
Hoewel videoconferenties bewezen voordelen hebben , zoals een grotere impact van discussies, snellere besluitvorming en een betere verbinding tussen collega’s, het ook de workflow verstoren, werknemers ervan weerhouden eenvoudige taken uit te voeren en vermoeidheid veroorzaken
Een van de beste manieren om dit te bestrijden is om het aantal videogesprekken dat je voert te verminderen en mentale gezondheidspauzes in je dag op te nemen. Pauzes van taken kunnen niet alleen je vermogen om je voor langere tijd op die taak te concentreren drastisch verbeteren maar kunnen ook het welzijn op het werk verbeteren.
Op dit moment zitten mensen urenlang achter hun bureau, staren ze naar schermen en gaan ze van vergadering naar vergadering zonder dat er pauzes zijn voor hun mentale gezondheid. Het is niet genoeg om op te staan en water te pakken of te lunchen. Om optimaal te profiteren van pauzes, moeten werknemers hun bureau verlaten, zoals ze dat op een traditioneel kantoor zouden doen, en een paar minuten de tijd nemen om los te koppelen.
Uit onderzoek is gebleken dat pauzes de algehele prestaties verbeteren en de aandacht herstellen, waarbij langere pauzes of frequente korte pauzes helpen bij het herstel van emotionele uitputting en de werktevredenheid vergroten.
“Het is vaak in die momenten tussen vergaderingen dat er een mogelijkheid is om een rust- en ontspanningsproces in te bouwen,” zegt Dr. Gibson. Wanneer we deze implementeren, kunnen we terugkeren naar het werk en hebben we meer van onze opzettelijke faciliteiten tot onze beschikking om ons te wijden aan ons werk.
Herontwerp de vergadercultuur in een wereld waarin afstand de boventoon voert
Het lijdt geen twijfel dat de thuiswerkplek nog lang zal blijven bestaan, ook al ontstaan er overal ter wereld hybride modellen . De vergadercultuur moet echter opnieuw worden vormgegeven en vormgegeven om productiviteit, tevredenheid en een gezonde balans tussen werk en privéleven te ondersteunen.
“Onze hersenen zijn niet ontworpen om in deze omgeving te floreren,” zegt Dr. Gibson. “Er zijn een aantal best practices voor videochat die kunnen helpen, maar het kan ons helpen om andere manieren van communiceren te vinden dan videochatten. Op welk punt begint het een belemmering te worden voor ons werk?”
“Mensen hebben sociale behoeften die hun cognitieve vermogen beïnvloeden”, zegt Dr. Hambley, die gelooft dat mensen niet alleen in de afgelegen wereld zullen lijden, maar dat innovatie er ook onder zal lijden.
Ariel Keys, CEO en oprichter van Parachute Home , kent deze uitdagingen uit eigen ervaring.
“Het is een uitdaging om de essentie van de teamcultuur en de ongelooflijke energie die zo tastbaar was op kantoor in een werkomgeving op afstand te behouden”, zegt ze, maar zij en haar managementteam hebben hard gewerkt om de mentale gezondheid van hun werknemers te ondersteunen.
Anna Gibson, PsyD, klinisch psycholoog
Er zijn een aantal best practices voor videochat die kunnen helpen, maar het kan nuttig zijn om andere manieren van communiceren te vinden dan videochatten. Op welk punt begint het een belemmering te worden voor ons werk?
Naast het instellen van “Geen Afleidingen Dinsdagen” tijdens de pandemie, waarbij de agenda’s tussen 9.00 en 13.00 uur geblokkeerd zijn om zich uitsluitend op werktaken te concentreren, moedigen ze ook wandelvergaderingen aan, zodat werknemers hun bureau kunnen verlaten en naar buiten kunnen gaan.
Modern Health heeft ook een proactieve aanpak gekozen om vergadermoeheid te bestrijden. Ze hebben persoonlijkheidsbeoordelingen uitgevoerd om te bepalen hoe individuele teamleden het liefst werken en ze werken momenteel aan een resource die best practices schetst en aanbevelingen biedt voor het plannen en uitvoeren van vergaderingen op de meest voordelige manier.
“Het is niet mogelijk om mensen te laten samenwerken op één specifieke manier”, zegt Dr. Gibson. Daarom moeten we de manier waarop we werken opnieuw doordenken en de bedrijfsnormen opnieuw evalueren.
De pandemie heeft de manier waarop we leven, werken en betrokken zijn veranderd, en dus ook de manier waarop we communiceren , produceren en floreren. Vergaderingen zijn nog steeds waardevol, maar ze zijn niet meer hetzelfde als ze ooit waren. Om de energie van de vergadering levend te houden, moeten we het doel van de vergadering onthouden — en er geen misbruik van maken.