Wraz ze wzrostem pracy zdalnej i wygodą wideokonferencji, spotkania stały się bardziej liczne, mniej wydajne, a czasami wyczerpujące. W rezultacie wielu pracowników jest przepełnionych, przytłoczonych i mało produktywnych.
Od czasu pandemii wzrosła liczba spotkań , a co za tym idzie średnia liczba uczestników każdego spotkania. Więcej spotkań oznacza mniej czasu na faktyczną pracę, co stawia pracowników w niewygodnej sytuacji, gdy muszą wydłużyć godziny pracy, aby być produktywnymi, lub poświęcić produktywność, aby skupić się na priorytetach osobistych, takich jak opieka nad osobami starszymi, ćwiczenia lub kontakt z bliskimi.
Spotkania mogą być niezwykle wartościowe i powinny być wykorzystywane do śledzenia celów, negocjowania umów, prezentowania projektów, łączenia się ze współpracownikami lub klientami, dawania lub otrzymywania informacji zwrotnych, opracowywania strategii pomysłów i współpracy nad zadaniami. Niestety, wiele spotkań jest nieefektywnych i niepotrzebnych i można je zastąpić e-mailem, rozmową telefoniczną lub rozmową na Slacku lub Teams. Inne należy po prostu anulować i nigdy nie przekładać.
Spis treści
Nadaj spotkaniom więcej znaczenia lub je odwołaj
Jeśli jeszcze nie zadajesz sobie pytania „Czy to spotkanie jest naprawdę konieczne?”, to czas zacząć. Zanim klikniesz „rozpocznij wideo”, Ty i każdy inny uczestnik powinniście znać cel spotkania. W przeciwnym razie, jaki jest jego sens?
Powinieneś wiedzieć z wyprzedzeniem, dlaczego odbywa się spotkanie, jakie są zamierzone cele, jakich rezultatów się spodziewasz i ile rozsądnej ilości czasu potrzeba na wykonanie tych zadań, mówi Anna Gibson, PsyD, psycholog kliniczny i lider ds. dobrego samopoczucia i konsultacji w Modern Health . Jeśli projekt jest pilny, być może potrzebujesz szybkiej rozmowy telefonicznej zamiast spotkania. „Jeśli rozmowa na żywo nie jest potrzebna, anuluj”.
Najbardziej udane spotkania mają jasno określony cel i agendę. Agenda nie musi być długa ani szczegółowa, ale powinna kierować rozmową i utrzymywać wszystkich skupionych na zadaniu. Często spada to na osobę prowadzącą, która może mieć lub nie mieć umiejętności potrzebnych do prowadzenia skutecznego spotkania, co dodaje kolejną warstwę komplikacji.
„Posiadanie wykwalifikowanego facylitatora jest naprawdę niedoceniane” — mówi dr Gibson. Facylitacja to konkretny zestaw umiejętności, który jest wykorzystywany do prowadzenia grupy przez rozmowę, dlatego uważa, że każde spotkanie wymaga wyraźnego lidera.
Jeśli powierzono Ci odpowiedzialność za prowadzenie spotkania, musisz pojawić się w pełni przygotowany. Może to być czasochłonne, ponieważ wymaga od Ciebie podjęcia zaawansowanych decyzji, takich jak spisanie tematów agendy i wysłanie listy uczestników, ale umożliwi lepszy wynik. Postaraj się wysłać agendę przed spotkaniem i rozważ ponowne wysłanie na kilka godzin przed czasem spotkania, aby przypomnieć ludziom, aby pojawili się gotowi do wniesienia wkładu.
Ustalenie zasad dotyczących spotkań może pomóc w ich organizacji i prowadzeniu w sposób bardziej płynny, zwłaszcza jeśli są one zgodne z celami lub zaleceniami firmy. Przykłady obejmują zakończenie spotkania pięć minut wcześniej, aby dać ludziom przerwę lub odwołanie spotkania, jeśli kluczowy współpracownik spóźni się siedem minut. Jako moderator musisz upewnić się, że spotkanie, jeśli zostanie uznane za konieczne, przebiega tak płynnie i skutecznie, jak to możliwe.
Oprzyj się presji, aby po prostu „się pojawić”
Pracownicy często są zmuszani do uczestnictwa w spotkaniach, zwłaszcza gdy menedżerowie lub kadra kierownicza wyższego szczebla wysyłają im osobiste zaproszenia. Możesz akceptować bez zastanowienia lub mieć obawy przed odmową, ponieważ obawiasz się, że ktoś zakwestionuje Twoją produktywność lub etykę pracy. Zwalczanie presji, aby powiedzieć „tak” na każde zaproszenie, jest niezwykle trudne, ale konieczne i może poprawić Twoje zdrowie psychiczne i produktywność, co z kolei przynosi korzyści Twojemu pracodawcy.
„Kiedy bierzesz udział w spotkaniu, bądź w pełni obecny albo nie przychodź” – radzi Catherine Hambley, psycholog, dyrektor generalna i założycielka Brain-Based Strategies Consulting .
Łatwo jest przyjść na spotkanie i spędzić cały czas w ciszy, wykonując wiele zadań jednocześnie, ale to nie jest wartościowy sposób na spędzenie swojego lub czyjegokolwiek czasu. Jeśli twój umysł stale błądzi lub jest zajęty wiadomościami Slack, e-mailami lub projektami pobocznymi, zastanów się, dlaczego tam jesteś.
Czy informacje są dla Ciebie istotne? Czy oczekuje się od Ciebie, że będziesz się angażować? Jeśli tak, to powinieneś zamknąć zakładki i wyeliminować rozpraszacze. Jeśli nie, to może nie powinieneś uczestniczyć w rozmowie. Pojawienie się tylko dlatego, że zostałeś zaproszony lub czujesz presję, aby tam być, nie jest wystarczającym powodem, aby uczestniczyć.
Catherine Hambley, doktor psychologii
Jeśli bierzesz udział w spotkaniu, bądź w pełni obecny albo nie bądź tam.
„Jesteśmy istotami społecznymi i reagujemy na presję kulturową i normy kulturowe” — mówi dr Gibson, ale każdy pracownik powinien pomyśleć o równowadze między pracą a życiem prywatnym i o tym, czego potrzebuje, aby być najlepszą wersją siebie w pracy i we wszystkich dziedzinach życia. Jeśli kultura spotkań nie zaspokaja Twoich potrzeb jako jednostki, dr Gibson sugeruje, abyś pomyślał o małych rzeczach, które możesz zmienić w swoim codziennym harmonogramie, aby dać sobie poczucie autonomii w pracy lub ponownie ocenił, czy jest to właściwa kultura dla Ciebie.
Możesz czuć się niekomfortowo odrzucając zaproszenie, nawet jeśli wiesz, że nie musisz tam być. Możesz omówić swoje zastrzeżenia ze swoim menedżerem lub zapytać, czy twoja obecność jest naprawdę potrzebna. Możesz również poinformować moderatora, że będziesz musiał opuścić spotkanie, aby zająć się innymi pilnymi zadaniami, ale chciałbyś mieć nagranie lub podsumowanie tego, co zostało omówione.
Jeśli nie jesteś przygotowany na spotkanie, w którym masz wziąć udział, poproś moderatora o przełożenie lub zmianę terminu. Dzięki temu Ty i wszyscy inni zyskacie więcej czasu, ale także zapewnicie, że spotkanie — gdy już się odbędzie — będzie bardziej skupione i rozważne.
Rób celowe przerwy, aby się zreorganizować
Choć wideokonferencje mają udowodnione zalety , takie jak większy wpływ dyskusji, szybsze podejmowanie decyzji i lepsza komunikacja między współpracownikami, mogą one także zakłócać przepływ pracy, uniemożliwiać pracownikom realizację prostych zadań i powodować
Jednym z najlepszych sposobów walki z tym jest ograniczenie liczby rozmów wideo i włączenie przerw na zdrowie psychiczne do swojego dnia. Przerwy od zadań mogą nie tylko znacząco poprawić Twoją zdolność do skupienia się na tym zadaniu przez dłuższy czas4, mogą również poprawić samopoczucie w
Obecnie ludzie spędzają długie godziny przy biurkach, wpatrując się w ekrany i uczestnicząc w kolejnych spotkaniach bez wyznaczonych przerw na zdrowie psychiczne. Samo wstanie i sięgnięcie po wodę lub zjedzenie lunchu nie wystarczy. Aby w pełni wykorzystać przerwy, pracownicy muszą faktycznie odejść od biurek, tak jak w tradycyjnym biurze, i poświęcić kilka minut na odłączenie się.
Badania wykazały, że przerwy na odpoczynek poprawiają ogólną wydajność i przywracają koncentrację, a dłuższe przerwy lub częste, krótkie przerwy pomagają w rekonwalescencji po wyczerpaniu emocjonalnym i zwiększają satysfakcję z
„To często w tych momentach między spotkaniami jest okazja do zbudowania procesu odpoczynku i relaksu” — mówi dr Gibson. Kiedy je wdrożymy, możemy wrócić do pracy i mieć więcej dostępnych dla nas środków, aby poświęcić się naszej pracy.
Nowe spojrzenie na kulturę spotkań w świecie, w którym praca zdalna jest priorytetem
Nie ma wątpliwości, że praca zdalna będzie z nami na stałe, nawet jeśli na całym świecie pojawią się modele hybrydowe . Jednak kulturę spotkań trzeba przemyśleć na nowo i przeprojektować, aby wspierać produktywność, satysfakcję i zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
„Nasze mózgi nie zostały zaprojektowane do tego, by rozwijać się w tym środowisku” – mówi dr Gibson. „Istnieją pewne najlepsze praktyki dotyczące czatów wideo , które mogą pomóc, ale może nam się przydać znalezienie innych sposobów komunikacji poza czatami wideo. W którym momencie zaczynają one przeszkadzać w naszej pracy?”
„Ludzie mają potrzeby społeczne, które wpływają na ich zdolność do funkcjonowania poznawczego” — mówi dr Hambley, który uważa, że ludzie nie tylko będą cierpieć w odległym świecie, ale innowacje również ucierpią.
Ariel Keys, dyrektor generalny i założyciel Parachute Home , doskonale zna te wyzwania.
„Utrzymanie istoty kultury zespołowej i niesamowitej energii, które były tak namacalne w biurze, w środowisku pracy zdalnej, jest wyzwaniem” – mówi, ale ona i jej zespół kierowniczy ciężko pracowali, aby wspierać potrzeby swoich pracowników w zakresie zdrowia psychicznego.
Anna Gibson, PsyD, psycholog kliniczny
Istnieją pewne najlepsze praktyki dotyczące czatu wideo, które mogą pomóc, ale może nam pomóc znalezienie innych sposobów komunikacji poza czatem wideo. W którym momencie zaczyna to przeszkadzać w naszej pracy?
Oprócz ustanowienia „Wtorków bez rozpraszaczy” w czasie pandemii, w czasie których kalendarze są blokowane między godziną 9:00 a 13:00, aby można było skupić się wyłącznie na zadaniach związanych z pracą, zachęcają oni do organizowania spotkań w formie spacerów, aby pracownicy mogli odejść od biurek i wyjść na zewnątrz.
Modern Health również podjęło proaktywne podejście do walki ze zmęczeniem spotkaniami. Przeprowadzili oceny osobowości, aby określić, jak poszczególni członkowie zespołu wolą pracować, a obecnie pracują nad zasobem, który przedstawia najlepsze praktyki i oferuje zalecenia dotyczące planowania i prowadzenia spotkań w najbardziej korzystny sposób.
„Nie da się dostosować ludzi do jednego konkretnego sposobu pracy” — mówi dr Gibson, dlatego musimy przemyśleć sposób, w jaki pracujemy — i ponownie ocenić normy firmowe.
Pandemia zmieniła sposób, w jaki żyjemy, pracujemy i angażujemy się, więc naturalnie zmieniła sposób, w jaki się komunikujemy , produkujemy i rozwijamy. Spotkania nadal są cenne, ale nie są już takie same, jak kiedyś. Aby utrzymać żywą energię spotkania, musimy pamiętać o celu spotkania — i nie nadużywać go.