Vous voulez être plus productif ? Utilisez le blocage du temps pour éviter le stress au quotidien

Que vous travailliez de 9 à 17 heures, que vous travailliez à distance ou que vous restiez à la maison avec les enfants, tout le monde a besoin d’une méthode efficace pour gérer sa journée.

Après tout, le perfectionnisme , la procrastination et le mythe du multitâche sont tous des dangers bien réels qui peuvent garder même les personnes les plus productives coincées au même endroit.

Alors, comment prendre le contrôle de votre emploi du temps et vraiment faire avancer les choses ? C’est là qu’intervient le blocage du temps, aussi appelé découpage du temps.

Pourquoi le blocage du temps nous aide réellement à accomplir nos tâches

Prendre le contrôle de votre temps en le planifiant ou en le divisant en morceaux ou en blocs vous rend plus productif . Et le moyen le plus simple et le plus efficace d’y parvenir est le « blocage du temps ».

Par exemple, au lieu de vérifier votre téléphone chaque fois que vous recevez un e-mail ou une notification sur les réseaux sociaux, vous bloquez des moments spécifiques tout au long de la journée pour répondre aux appels téléphoniques, aux e-mails et aux comptes de réseaux sociaux.

En fait, vous réservez des plages horaires spécifiques pour réaliser des tâches ou des projets importants. Au final, votre emploi du temps est divisé en tranches horaires pendant lesquelles vous vous concentrez sur une tâche ou un projet à la fois.

Seulement 2,5 % des gens peuvent réellement effectuer plusieurs tâches à la fois. La plupart croient simplement qu’ils en sont capables

Beaucoup de gens croient qu’ils peuvent faire plusieurs choses à la fois et les faire toutes bien. Mais les recherches montrent que seulement 2,5 % des gens sont capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois de manière efficace.  Le reste de la population croit seulement qu’il est capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois de manière efficace.

Entre-temps, une étude de 2013 menée à l’Université de l’Utah a révélé que les personnes qui tentent de jongler avec plusieurs tâches à la fois sont plus facilement distraites, moins productives, font plus d’erreurs et obtiennent des résultats inférieurs aux tests de rappel

De même, passer rapidement d’un projet à l’autre peut également avoir un impact sur les résultats. Nous accomplissons les tâches beaucoup plus efficacement lorsque nous leur accordons toute notre attention. De plus, les neuroscientifiques mettent en garde contre le fait d’essayer de faire plusieurs choses à la fois ou de diviser notre attention , ce qui a un impact sur notre capacité à effectuer même des tâches simples.

Cela signifie que plus nous faisons plusieurs choses à la fois, moins nous sommes capables d’accomplir quelque chose. La raison est simple : nous perdons notre capacité de concentration , ce qui signifie que les projets prennent plus de temps qu’ils ne le devraient.

Comment utiliser le blocage du temps (avec un exemple de planning)

Non seulement cette approche réduira les erreurs mentales, mais elle vous aidera également à libérer votre créativité , notamment parce que vous concentrerez toute votre énergie et votre attention sur une seule tâche dans le délai imparti

Voici un aperçu de la façon dont vous pouvez intégrer le blocage du temps dans votre vie.

Développez votre liste – N’oubliez rien

Commencez par dresser une liste de toutes les choses à faire pendant la semaine. Énumérez tous vos projets professionnels, vos engagements familiaux et même vos objectifs d’exercice physique. L’objectif est d’inclure tout, des appels téléphoniques que vous devez passer aux repas que vous devez préparer.

Placez des étoiles à côté des tâches qui doivent absolument être terminées, comme les projets professionnels, les réunions avec les clients et les rendez-vous chez le médecin. En général, cette tâche est effectuée le vendredi après le travail ou le dimanche soir avant le début de la semaine de travail.

Déterminez vos priorités

Une fois votre liste établie, parcourez-la et mettez des étoiles à côté des projets qui sont vos principales priorités pour la semaine. Essayez de vous limiter à environ deux ou trois choses par jour. L’objectif est de donner à vos tâches les plus importantes les créneaux horaires privilégiés dans votre emploi du temps. Vous devez également prévoir du temps chaque jour pour répondre aux e-mails, répondre aux appels téléphoniques et consulter les réseaux sociaux .

Créer un plan quotidien

Votre prochaine étape consiste à réfléchir au temps dont vous disposez dans une journée et au temps que vous souhaitez consacrer à chaque tâche de votre liste.

Commencez par créer des blocs de temps pour les choses que vous faites tous les jours, comme vos routines du matin et vos rituels du soir, vos exercices, vos trajets domicile-travail, vos repas et préparations de repas, votre aide aux devoirs, etc.

Bien sûr, il s’agit d’un plan très simple qui ne conviendra pas à tout le monde. L’essentiel est de développer un plan pour votre journée type avec des plages horaires où vous pourrez vous concentrer sur vos tâches ou projets importants.

Si vous travaillez pour une entreprise qui organise des réunions d’équipe, des formations régulières ou des conférences téléphoniques hebdomadaires, vous devez également en tenir compte. Et n’oubliez pas de prévoir du temps de trajet si vous devez assister à des réunions ou à des rendez-vous pendant la semaine. Vous devrez peut-être également élaborer un plan différent pour le week-end.

Bloquez votre journée entière

Idéalement, une fois votre plan terminé, vous pourrez bloquer chaque jour de la semaine. Commencez par vos principales priorités et continuez à partir de là. Par exemple, si votre priorité pour la semaine est de rédiger un rapport d’activité détaillé d’ici vendredi, pensez au temps qu’il vous faudra pour le rédiger.

Par conséquent, si vous pensez qu’il vous faudra quatre heures pour rédiger le rapport, vous pouvez prévoir deux heures le lundi et deux heures le mardi pour travailler sur le rapport. Puis, le mercredi, prévoyez une heure supplémentaire pour le relire, y apporter des modifications et le finaliser.

En prévoyant de définir des plages horaires en début de semaine pour terminer le rapport, non seulement vous évitez la procrastination, mais vous réservez également le temps dont vous avez besoin pour vous concentrer sur l’élaboration du rapport.

Protégez votre temps

Une fois votre planning établi, protégez votre temps du mieux que vous pouvez. Bien sûr, des imprévus surviendront et vous devrez faire preuve de souplesse. Mais résistez à l’envie de renoncer à votre temps de projet prioritaire pour quelque chose qui peut attendre.

Communiquez à vos collègues et aux membres de votre famille les moments où vous ne serez pas disponible. Ensuite, traitez ces plages horaires comme si vous aviez rendez-vous avec un client très important. Personne ne penserait à vous interrompre pendant une réunion. De même, l’objectif est que vous ne soyez pas interrompu pendant votre temps de projet prioritaire protégé.