Wilt u productiever zijn? Gebruik Time Blocking om uw dagen stressvrij te houden

Of je nu van negen tot vijf werkt, op afstand werkt of thuisblijft bij de kinderen: iedereen heeft een effectieve manier nodig om zijn of haar dag in te delen.

Perfectionisme , uitstelgedrag en de mythe van multitasken zijn immers allemaal reële gevaren die ervoor kunnen zorgen dat zelfs de meest productieve mensen op één plek blijven hangen.

Dus, hoe neem je de controle over je schema en krijg je dingen echt gedaan? Dit is waar time-blocking, oftewel time-chunking, om de hoek komt kijken.

Waarom tijdsblokkering ons daadwerkelijk helpt dingen gedaan te krijgen

Controle nemen over je tijd door het in te plannen of op te delen in stukken of blokken maakt je productiever . En de makkelijkste en meest effectieve manier om dat te doen is door middel van “time blocking.”

In plaats van bijvoorbeeld elke keer dat u een e-mail of melding op sociale media ontvangt, uw telefoon te checken, kunt u specifieke momenten gedurende de dag inplannen waarop u telefoontjes kunt beantwoorden, e-mails kunt beantwoorden en uw sociale media-accounts kunt checken.

Je reserveert in feite specifieke blokken tijd om belangrijke taken of projecten te voltooien. Uiteindelijk wordt je schema opgedeeld in tijdsblokken waarin je je op één taak of project tegelijk
concentreert .

Slechts 2,5% van de mensen kan echt multitasken, de meesten geloven dat ze dat kunnen

Veel mensen geloven dat ze meerdere dingen tegelijk kunnen doen en dat ze die allemaal goed kunnen doen. Maar onderzoek toont aan dat slechts 2,5% van de mensen effectief kan multitasken.  De rest van de bevolking gelooft alleen dat ze effectief multitasken.

Uit een onderzoek uit 2013 aan de Universiteit van Utah bleek dat mensen die meerdere taken tegelijk proberen te combineren, sneller worden afgeleid, minder productief zijn, meer fouten maken en lager scoren op herinneringstests.

Evenzo kan snel schakelen tussen twee projecten ook van invloed zijn op de resultaten. We voltooien taken veel effectiever als we ze onze volledige aandacht geven. Bovendien waarschuwen neurowetenschappers dat het proberen om meerdere dingen tegelijk te doen of het verdelen van onze aandacht , van invloed is op ons vermogen om zelfs eenvoudige taken uit te voeren.

Wat dit betekent is dat hoe meer we multitasken, hoe minder we kunnen bereiken. De reden is simpel. We verliezen ons vermogen om te focussen , wat betekent dat projecten langer duren dan ze zouden moeten.

Hoe u tijdblokkering kunt gebruiken (plus een voorbeeldschema)

kans op mentale fouten verkleinen, maar zal u ook helpen uw creativiteit de vrije loop te laten , vooral omdat u al uw energie en aandacht op één taak kunt richten binnen het daarvoor bestemde tijdsblok.

Hieronder vindt u een overzicht van hoe u tijdsblokkering in uw leven kunt integreren.

Maak uw lijst – laat niets weg

Begin met het maken van een lijst van alle dingen die gedaan moeten worden voor de week. Maak een lijst van al je werkprojecten, je familieverplichtingen en zelfs je trainingsdoelen. Het doel is om alles op te nemen, van de telefoontjes die je moet plegen tot de maaltijden die je moet bereiden.

Zet sterren naast de dingen die absoluut afgerond moeten worden, zoals projecten voor werk, vergaderingen met klanten en doktersafspraken. Meestal wordt deze taak op vrijdag na het werk of op zondagavond voor de werkweek begint, gedaan.

Bepaal uw prioriteiten

Zodra je lijst is ontwikkeld, ga je erdoorheen en zet je sterren bij de projecten die je topprioriteiten zijn voor de week. Probeer het te beperken tot ongeveer twee tot drie dingen per dag. Het doel is dat je je belangrijkste taken de belangrijkste plekken in je tijdsblokkeringsschema geeft. Je moet ook plannen om elke dag tijd vrij te maken om e-mails te beantwoorden, telefoontjes te beantwoorden en sociale media te checken .

Maak een dagelijkse blauwdruk

De volgende stap is om na te denken over hoeveel tijd u per dag heeft en hoeveel tijd u wilt vrijmaken voor elke taak op uw lijst.

Begin met het creëren van tijdsblokken voor de dingen die u elke dag doet, zoals uw ochtendroutines en avondrituelen, sporten, het woon-werkverkeer, maaltijden en het bereiden van maaltijden, hulp bij huiswerk, enzovoort.

Natuurlijk is dit een heel eenvoudig blauwdruk en niet voor iedereen geschikt. De sleutel is dat je een blauwdruk ontwikkelt voor je typische dag met blokken tijd waarin je je kunt concentreren op je belangrijke taken of projecten.

Als u werkt voor een bedrijf met teamvergaderingen, regelmatige trainingen of wekelijkse conference calls, moet u daar ook rekening mee houden. En vergeet niet om rekening te houden met reistijd als u vergaderingen of afspraken hebt die u gedurende de week moet bijwonen. U moet mogelijk ook een ander plan voor het weekend ontwikkelen.

Blokkeer je hele dag

Idealiter kunt u, zodra uw blauwdruk compleet is, elke dag van de week blokkeren. Begin met uw topprioriteiten en ga van daaruit verder. Als uw topprioriteit voor de week bijvoorbeeld is om voor vrijdag een uitgebreid activiteitenrapport te schrijven, bedenk dan hoe lang het zal duren om het samen te stellen.

Als u denkt dat het u vier uur kost om het rapport af te ronden, kunt u dus twee uur op maandag en twee uur op dinsdag inplannen om aan het rapport te werken. Plan dan op woensdag nog een uur om het te controleren, wijzigingen aan te brengen en het af te ronden.

Door aan het begin van de week tijdsblokken in te plannen om het rapport af te ronden, voorkomt u niet alleen uitstelgedrag, maar houdt u ook tijd over om u te concentreren op het schrijven van het rapport.

Bescherm uw tijd

Zodra je je schema hebt afgerond, bescherm je je tijd zo goed als je kunt. Natuurlijk zullen er onverwachte dingen gebeuren en moet je flexibel zijn. Maar weersta de drang om je prioritaire projecttijd op te geven voor iets dat kan wachten.

Communiceer met collega’s en familieleden wanneer u niet beschikbaar bent. Behandel die tijdsblokken vervolgens alsof u een vergadering hebt met een zeer belangrijke klant. Niemand zou eraan denken u te onderbreken tijdens een vergadering. Het doel is ook dat u niet wordt onderbroken tijdens uw beschermde prioritaire projecttijd.