Quer ser mais produtivo? Use o Time Blocking para manter seus dias livres de estresse

Não importa se você trabalha das nove às cinco, remotamente ou fica em casa com as crianças: todo mundo precisa de um método eficaz para administrar o dia.

Afinal, o perfeccionismo , a procrastinação e o mito da multitarefa são perigos muito reais que podem manter até as pessoas mais produtivas presas no mesmo lugar.

Então, como você assume o controle da sua agenda e realmente faz as coisas? É aqui que entra o time-blocking, também conhecido como time-chunking.

Por que o bloqueio de tempo realmente nos ajuda a fazer as coisas

Assumir o controle do seu tempo programando ou dividindo-o em pedaços ou blocos torna você mais produtivo . E a maneira mais fácil e eficaz de fazer isso é por meio do “bloqueio de tempo”.

Por exemplo, em vez de verificar seu telefone toda vez que receber um e-mail ou uma notificação de mídia social, você bloqueia horários específicos ao longo do dia para retornar ligações, responder e-mails e verificar contas de mídia social.

Você está essencialmente reservando blocos específicos de tempo para concluir tarefas ou projetos importantes. No final, sua agenda é dividida em blocos de tempo onde você está focando em uma tarefa ou projeto por vez.

Apenas 2,5% das pessoas conseguem realmente realizar multitarefas — a maioria simplesmente acredita que consegue

Muitas pessoas acreditam que podem fazer várias coisas ao mesmo tempo e fazê-las bem. Mas pesquisas mostram que apenas cerca de 2,5% das pessoas conseguem realizar multitarefas de forma eficaz.  O resto da população acredita apenas que está realizando multitarefas de forma eficaz.

Enquanto isso, um estudo de 2013 da Universidade de Utah descobriu que as pessoas que tentam fazer malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo se distraem mais facilmente, são menos produtivas, cometem mais erros e têm pontuações mais baixas em testes de memória.

Da mesma forma, alternar rapidamente entre dois projetos também pode impactar os resultados. Concluímos tarefas com muito mais eficiência quando damos a elas toda a nossa atenção. Além disso, os neurocientistas alertam que tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo ou dividir nossa atenção está impactando nossa capacidade de executar até mesmo tarefas simples.

O que isso significa é que quanto mais fazemos multitarefas, menos conseguimos realizar. O motivo é simples. Estamos perdendo nossa capacidade de focar , o que significa que os projetos levam mais tempo do que deveriam.

Como usar o bloqueio de tempo (mais um exemplo de cronograma)

Essa abordagem não só reduzirá os erros mentais, mas também ajudará você a liberar sua criatividade , especialmente porque você estará canalizando toda sua energia e atenção para uma tarefa dentro do seu intervalo de tempo determinado.

Aqui está uma visão geral de como você pode incorporar o bloqueio de tempo em sua vida.

Desenvolva sua lista — não deixe nada de fora

Comece fazendo uma lista de todas as coisas que precisam ser feitas na semana. Liste todos os seus projetos de trabalho, seus compromissos familiares e até mesmo suas metas de exercícios. O objetivo é incluir tudo, desde as ligações telefônicas que você precisa fazer até as refeições que você precisa preparar.

Coloque estrelas ao lado das coisas que absolutamente precisam ser concluídas, como projetos para o trabalho, reuniões com clientes e consultas médicas. Normalmente, essa tarefa é feita em uma sexta-feira depois do trabalho ou em uma noite de domingo antes do início da semana de trabalho.

Determine suas prioridades

Depois que sua lista estiver desenvolvida, revise-a e coloque estrelas nos projetos que são suas principais prioridades para a semana. Tente limitar a cerca de duas a três coisas por dia. O objetivo é que você dê às suas tarefas mais importantes os espaços principais em sua agenda de bloqueio de tempo. Você também deve planejar reservar um tempo todos os dias para responder a e-mails, retornar ligações e verificar as mídias sociais .

Crie um Blueprint Diário

O próximo passo é pensar em quanto tempo você tem em um dia e quanto tempo você deseja reservar para cada tarefa da sua lista.

Comece criando blocos de tempo para as coisas que você faz todos os dias, como suas rotinas matinais e rituais noturnos, exercícios, seu trajeto de ida e volta para o trabalho, refeições e preparação de refeições, ajuda com o dever de casa e assim por diante.

Claro, este é um blueprint muito simples e não seria adequado para todos. A chave é que você desenvolva um blueprint para seu dia típico com blocos de tempo onde você pode se concentrar em suas tarefas ou projetos importantes.

Se você trabalha para uma empresa que tem reuniões de equipe, treinamentos regulares ou teleconferências semanais, você precisa levar isso em conta também. E não se esqueça de reservar tempo para viagens se você tiver reuniões ou compromissos que precise comparecer durante a semana. Você também pode precisar desenvolver um plano diferente para o fim de semana.

Bloqueie o seu dia inteiro

Idealmente, quando seu blueprint estiver completo, você será capaz de bloquear cada dia da semana. Comece com suas principais prioridades e vá a partir daí. Por exemplo, se sua principal prioridade para a semana é escrever um extenso relatório de atividades até sexta-feira, pense em quanto tempo levará para montá-lo.

Consequentemente, se você acha que levará quatro horas para concluir o relatório, você pode agendar duas horas na segunda-feira e duas horas na terça-feira para trabalhar no relatório. Então, na quarta-feira, planeje outra hora para revisá-lo, fazer alterações e finalizá-lo.

Ao planejar definir blocos de tempo no início da semana para concluir o relatório, você não apenas evita a procrastinação, mas também reserva o tempo necessário para se concentrar no desenvolvimento do relatório.

Proteja seu tempo

Depois de concluir sua agenda, proteja seu tempo da melhor forma possível. Claro, coisas inesperadas surgirão e você precisará ser flexível. Mas resista à vontade de abrir mão do seu tempo de projeto prioritário por algo que pode esperar.

Comunique-se com colegas de trabalho e familiares quando você não estiver disponível. Então, trate esses blocos de tempo como se estivesse se encontrando com um cliente muito importante. Ninguém pensaria em interrompê-lo durante uma reunião. Da mesma forma, o objetivo é que você não seja interrompido durante seu tempo de projeto prioritário protegido.