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A veces, dar retroalimentación puede ser incluso más estresante que recibirla. Después de todo, queremos que nuestras palabras sean útiles y constructivas, pero tampoco queremos que nadie se sienta mal.
Es normal estar nervioso por cómo responderá la otra persona a tus comentarios. Después de todo, una reacción negativa podría dañar tu relación y dificultar la comunicación en el futuro.
Por eso es tan importante aprender a dar retroalimentación útil.
Según Jamie Levin , consultora de comunicación estratégica, el feedback puede ayudar a fomentar el crecimiento, contribuir a una comunicación eficaz, resolver conflictos y mejorar la motivación. “Por supuesto, estos beneficios a menudo solo se notan si las partes involucradas están abiertas a dar y recibir feedback”, explica.
La buena noticia es que puedes dar tu opinión honesta de una manera que no haga que las personas se sientan amargadas, enojadas o directamente poco apreciadas.
Índice
De un vistazo
La retroalimentación es fundamental no solo para el éxito del grupo, sino también para el crecimiento personal. Una buena retroalimentación puede ayudar a las personas a mejorar aún más en lo que hacen. También puede fomentar una mayor confianza y comunicación cuando se brinda correctamente.
- Elige el momento adecuado
- Sea claro y específico
- Concéntrese en las acciones, no en los rasgos
- Adopte un enfoque equilibrado
- Fomentar la autorreflexión
La retroalimentación es fundamental no solo para el éxito del grupo, sino también para el crecimiento personal. Una buena retroalimentación puede ayudar a las personas a mejorar aún más en lo que hacen. También puede fomentar una mayor confianza y comunicación cuando se siguen estas reglas. También puedes pensar en estas reglas cuando recibas retroalimentación.
Tipos de retroalimentación
Entonces, ¿a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de retroalimentación? Puede tratarse de cualquier situación en la que hagamos comentarios basados en nuestras observaciones directas. Lo que diferencia la retroalimentación de la crítica es que su finalidad es ayudarnos a aprender y mejorar nuestro desempeño.
El tipo de feedback que damos depende a menudo de nuestros objetivos y de la situación. Dar el tipo de feedback incorrecto en el momento equivocado puede dar lugar a malentendidos, sentimientos heridos o conflictos.
Ya sea que esté brindando una retroalimentación rápida e informal a un amigo o socio, una retroalimentación formativa a un compañero de trabajo o una retroalimentación formal a un empleado, puede seguir estas cinco reglas para que su consejo sea lo más efectivo posible.
Algunos tipos comunes de comentarios que podría dar incluyen:
Retroalimentación informal
La retroalimentación informal es el tipo de retroalimentación que probablemente se da con más frecuencia, a veces sin siquiera pensarlo. Suele ocurrir de manera natural. A menudo es algo que las personas inician o piden por sí mismas (como preguntarle a un compañero de trabajo: “¿Qué te parece esto?” o “¿Te parece bien?”).
Si bien los comentarios informales pueden ser útiles, también pueden ser hirientes o dañinos si se perciben como consejos no solicitados . Decirle a un colega lo que realmente pensaste sobre su presentación (cuando no te pidió tu opinión) es un buen ejemplo.
Retroalimentación formativa
La retroalimentación formativa, a menudo denominada retroalimentación constructiva, está diseñada para ayudarnos a adquirir habilidades y mejorar nuestro trabajo. Implica señalar áreas en las que podemos mejorar, lo cual es muy importante cuando estamos aprendiendo una nueva habilidad.
No se trata necesariamente de decir que hay algo malo en lo que hemos hecho, sino de señalar algunas maneras en que podríamos mejorarlo.
A veces, los comentarios constructivos se malinterpretan como puramente negativos. Estos comentarios pueden señalar problemas, pero el objetivo es ayudarnos a aprender y a hacerlo aún mejor.
Los comentarios constructivos pueden ser una retroalimentación positiva; en realidad, todo depende tanto de la entrega como de la aceptación.
JAMIE LEVIN, CONSULTOR DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS
Retroalimentación formal (o de desempeño)
La retroalimentación formal está estructurada y se utiliza para evaluar nuestro desempeño en un puesto específico. Las evaluaciones de desempeño y las evaluaciones educativas son algunos ejemplos. La retroalimentación formal a menudo señala áreas que se podrían mejorar, pero también resalta nuestras fortalezas.
La retroalimentación del desempeño puede ayudarnos a medir nuestro progreso y reconocer cuánto hemos crecido en nuestras funciones. También puede ser útil a la hora de alcanzar objetivos de desempeño específicos.
Es importante recordar que cada tipo de feedback tiene un propósito diferente. Antes de elegir qué tipo utilizar, debes considerar por qué ofreces feedback, los objetivos que intentas alcanzar y las necesidades del destinatario.
Considere la situación y las necesidades de la persona antes de elegir qué tipo de retroalimentación es la más adecuada. Puede hacer que sus comentarios sean más efectivos si los expresa con consideración y empatía .
Las cinco reglas de una retroalimentación eficaz
En términos generales, no existe un conjunto de reglas acordadas universalmente sobre cómo y cuándo dar retroalimentación (aunque su lugar de trabajo u organización puede proporcionar algunas pautas específicas a seguir).
Levin afirma que la forma en que la gente percibe tus comentarios depende de varios factores, entre ellos, cómo hablas, el canal de comunicación que utilizas, si hay público o no y el contexto. También es un factor decisivo si la otra persona está abierta o no a escuchar lo que tienes que decir.
Algunas recomendaciones básicas que pueden ayudarle a garantizar que sus comentarios sean útiles y no hirientes.
Elige el momento adecuado
Es fundamental brindar retroalimentación de manera oportuna. No espere hasta que pase mucho tiempo después de que se haya terminado un proyecto o se haya realizado una presentación para brindar sus comentarios.
Si esperas demasiado, tus comentarios pueden perder su importancia. Si alguien ya pasó a un proyecto completamente diferente, es comprensible que tus palabras tengan menos peso.
Entregar el mensaje demasiado pronto también puede generar problemas, en especial si los comentarios son de naturaleza más crítica. Por ejemplo, alguien que disfruta de una sensación de logro después de dar una presentación podría no ser receptivo a comentarios que describan cosas que hizo mal o formas en que podría haberlo hecho mejor.
Lo más importante es asegurarse de que el destinatario de la retroalimentación sepa que va a recibirla. No tome por sorpresa a las personas con evaluaciones de desempeño inesperadas.
Sea claro y específico
Evite hacer comentarios vagos o afirmaciones generales sobre el desempeño de una persona. En lugar de decir “Lo hiciste bien”, brinde detalles y explicaciones específicas.
Por ejemplo, podrías decir algo como: “Creo que realmente manejaste [esta situación] bien al [tomar esta acción]”.
Asegúrate de utilizar una comunicación no verbal que refuerce lo que estás diciendo. Fruncir el ceño cuando estás elogiando a la otra persona puede generar señales contradictorias.
Concéntrese en las acciones, no en los rasgos de personalidad
La retroalimentación debe centrarse en las conductas y acciones específicas de una persona, no en sus rasgos y características. Atribuir el desempeño al carácter de una persona puede generar sentimientos de enojo o actitud defensiva, en particular cuando la retroalimentación se centra en abordar problemas en el desempeño.
Por ejemplo, en lugar de decir que alguien está “desmotivado” o que le “falta compromiso”, podría decir algo como: “He notado que parece que te cuesta sentir entusiasmo por este proyecto” o “Parece que no cumpliste con tus últimos tres plazos”.
Centrarse en el comportamiento, en lugar de atribuirlo a las características innatas de una persona, también puede ayudar a fomentar una mentalidad de crecimiento en lugar de una fija .
Cuando las personas piensan que los resultados son consecuencia de características personales que no se pueden cambiar, es menos probable que la retroalimentación genere cambios. Sin embargo, cambiar esta perspectiva para centrarse en cómo las personas pueden tomar medidas para mejorar puede ayudarlas a sentirse más motivadas y capaces.
Adopte un enfoque equilibrado
Una buena retroalimentación debe incluir comentarios positivos y constructivos. Si se exagera un poco con la retroalimentación constructiva, es mucho más probable que la otra persona se vaya sintiéndose muy mal consigo misma. En otras palabras, centrarse demasiado en lo que está haciendo mal puede ser molesto, hiriente y desmotivador.
En lugar de eso, intente ofrecer algunos comentarios sobre las formas en que las personas pueden mejorar y crecer, pero equilíbrelos con un reconocimiento de lo que han hecho bien.
Los comentarios positivos pueden generar confianza y motivación , y aliviar en parte el dolor de la retroalimentación constructiva.
Busque formas de fomentar la autorreflexión
La retroalimentación no debe ser simplemente una lista de pros y contras. Debe brindarse de una manera que anime a las personas a reflexionar sobre cómo lo están haciendo , qué han hecho bien y cómo podrían mejorar.
¿Cómo se hace esto? Hacer que la otra persona participe es una excelente manera de comenzar. Cuando notes cosas que podrían necesitar mejoras o áreas que no cumplieron con las expectativas, puedes preguntar: “¿Qué cosas podrías hacer de manera diferente la próxima vez?” o “¿Tienes alguna idea sobre cómo cambiar esto?”.
Ejemplos de retroalimentación positiva y negativa
La forma en que expresas tus comentarios también puede hacer una gran diferencia en cómo se sienten otras personas al respecto.
La retroalimentación positiva suena como…
A menudo, es más fácil dar una respuesta positiva. Después de todo, la mayoría de las personas agradecen las palabras amables y los elogios por un trabajo bien hecho.
Por ejemplo, es posible que desees enviar comentarios positivos a un empleado que ha demostrado un rendimiento excelente de manera constante. Podrías decir algo como: “Realmente aprecio que hayas tomado la iniciativa de terminar el proyecto de manera oportuna. ¡Tu arduo trabajo y compromiso definitivamente dieron sus frutos!”.
En otros casos, es posible que desees brindar comentarios destinados a reforzar positivamente el progreso de un miembro del equipo. Podrías decir: “Estoy realmente impresionado por lo mucho que has mejorado en los últimos meses. ¡Sigue así y realmente seguirás destacando!”
La retroalimentación negativa suena como…
Los comentarios negativos pueden ser un poco más complicados. En este caso, pueden resultar útiles habilidades como equilibrar los comentarios constructivos con el estímulo.
Cuando necesites señalar deficiencias, puedes decir: “Está claro que te esforzaste mucho en el proyecto, pero hay algunas áreas que necesitan ser corregidas. Hablemos sobre lo que podemos hacer para ayudarte a lograr estas mejoras”.
También puede resultar útil utilizar frases del tipo “Me siento” cuando se dan comentarios negativos. En lugar de decir “Siempre llegas tarde”, puedes intentar decirlo de otra manera, como “He notado que has llegado tarde varias veces este mes. Esto ha creado algunas interrupciones para otras personas en la oficina, por lo que es muy importante llegar a tiempo y respetar los horarios de los demás”.
Dar una opinión negativa no es fácil, pero a veces no hay forma de evitarlo. Solo recuerda que puedes transmitir tu mensaje sin que nadie se sienta mal. Un poco de tacto y empatía pueden garantizar que las personas reciban el mensaje sin sentirse a la defensiva o molestas.
Cómo dar y recibir retroalimentación
Afortunadamente, dar (y recibir) retroalimentación es una habilidad que se puede aprender. “Aprendemos mucho al estar abiertos a las opiniones y los comentarios constructivos”, dice Levin. “Fomenta la conversación sana, la aceptación y demuestra que las personas se respetan entre sí”.
Cuando estás dando retroalimentación
Conozca a su audiencia
Levin sugiere pensar en la persona que recibirá tus comentarios. Por ejemplo, si prefiere la comunicación uno a uno, es posible que se sienta avergonzada o a la defensiva si les das tu opinión durante una reunión de equipo.
“No solo los has hecho sentir así sin querer, sino que también es posible que estén completamente cerrados a cualquier comentario que les brindes, ya que pueden estar demasiado concentrados en cómo se sienten en lugar de en lo que estás diciendo”, dice Levin.
Dar retroalimentación en forma privada
Intente dar su opinión en un entorno privado. Incluso si sus comentarios se equilibran entre afirmaciones constructivas y positivas, mantener la privacidad de estos comentarios (o al menos lo más privada posible) puede ayudar a evitar sentimientos de vergüenza o de actitud defensiva.
Sugerir soluciones
La retroalimentación debe ser más que una lista de problemas. Cuando haya deficiencias, intente brindar apoyo y sugerir soluciones que puedan ayudar a la persona a tener éxito en el futuro.
Haga preguntas que estimulen la reflexión
Este enfoque puede reforzar los aspectos positivos y permitir que la otra persona piense en cómo mejorar las cosas. Puede preguntarle a la otra persona qué cree que salió bien y qué podría hacer de manera diferente en el futuro.
Cuando recibes retroalimentación
Intenta tener una mente abierta
No siempre es fácil escuchar lo que otras personas dicen sobre tu trabajo. Mantén una mente abierta y míralo como una oportunidad para perfeccionar tus habilidades.
Aclarar cualquier malentendido
No tenga miedo de hacer preguntas si los comentarios no son claros o son confusos. Concéntrese en ser específico para asegurarse de comprender lo que el revisor o comentarista está tratando de transmitir.
Mostrar aprecio
Incluso si la respuesta no es exactamente lo que quieres escuchar, agradece a la otra persona por su tiempo y sus pensamientos. Puede que no sea fácil, pero es una excelente manera de demostrar que estás dispuesto a escuchar.
Date tiempo para reflexionar
Evite reaccionar de inmediato (como enviar un correo electrónico con enojo a un compañero de trabajo o gerente). En lugar de eso, tómese el tiempo para analizar los comentarios y decidir qué significan y cómo podría responder. Se sentirá menos emocional y a la defensiva si se detiene y se toma un tiempo para reflexionar.
Intenta mantenerte positivo
El hecho es que recibir comentarios negativos no es nada divertido. Trata de recordar que los comentarios no deben ser un ataque personal. Aunque te sientas mal, recuerda que son algo que puede ayudarte a aprender y crecer.
Reconocer por qué es importante la retroalimentación
La retroalimentación puede ser una herramienta importante para el desarrollo personal y profesional. No siempre es fácil evaluar el propio trabajo, por lo que pedirle a otras personas que ofrezcan sus comentarios, experiencias y conocimientos puede ayudarle a obtener nuevos conocimientos.
También puede ayudarle a comprender mejor cómo los demás perciben y se relacionan con su trabajo.
Los buenos comentarios también pueden ser motivadores. Los comentarios positivos de colegas, supervisores o clientes pueden ayudarte a sentirte bien con tu trabajo. Los expertos sugieren que los comentarios son más significativos cuando provienen de alguien a quien ven como un modelo a seguir.
A veces, los comentarios constructivos que brindan información sobre lo que podría faltar pueden ser tu mayor fuente de inspiración. Este tipo de comentarios te desafían a seguir aprendiendo y creciendo. Te dan algo por lo que trabajar para que puedas ver tu progreso y estar orgulloso de lo lejos que has llegado.
La mejora continua es importante para muchos de nosotros y la perspectiva de los demás es sumamente valiosa, incluso en casos en los que alguien no esté de acuerdo con ella. La retroalimentación brinda perspectiva.
JAMIE LEVIN, CONSULTOR DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS
Dar y recibir retroalimentación a veces puede ser un desafío, especialmente porque no quieres que nadie se sienta mal. Es una habilidad en la que vale la pena trabajar, así que ¡debes estar dispuesto a aceptar algunos comentarios sobre cómo los das!
La retroalimentación honesta y bien expresada puede ser una herramienta de comunicación esencial que ayude a las personas a aprender, crecer y aprender más sobre sí mismas. Practicar habilidades de retroalimentación (como ser específico, centrado en la acción y equilibrado) puede ayudar a garantizar que las personas acepten lo que usted tiene para decir.