Chcesz być bardziej produktywny? Użyj blokowania czasu, aby zachować dni wolne od stresu

Niezależnie od tego, czy pracujesz od dziewiątej do piątej, pracujesz zdalnie czy zostajesz w domu z dziećmi, każdy potrzebuje skutecznej metody zarządzania swoim dniem.

W końcu perfekcjonizm , odkładanie spraw na później i mit wykonywania wielu zadań na raz to bardzo realne zagrożenia, które mogą sprawić, że nawet najbardziej produktywni ludzie utkną w jednym miejscu.

Jak więc przejąć kontrolę nad swoim harmonogramem i naprawdę wykonać zadania? To właśnie tutaj wkracza blokowanie czasu, czyli time-chunking.

Dlaczego blokowanie czasu faktycznie pomaga nam wykonać zadania

Przejęcie kontroli nad swoim czasem poprzez planowanie lub dzielenie go na części lub bloki czyni cię bardziej produktywnym . A najłatwiejszym i najskuteczniejszym sposobem na to jest „blokowanie czasu”.

Na przykład, zamiast sprawdzać telefon za każdym razem, gdy otrzymasz e-mail lub powiadomienie z mediów społecznościowych, możesz zarezerwować konkretne pory w ciągu dnia na oddzwonienie, odpowiedź na e-maile i sprawdzenie kont w mediach społecznościowych.

Zasadniczo wyznaczasz konkretne bloki czasu na ukończenie ważnych zadań lub projektów. Ostatecznie Twój harmonogram jest podzielony na fragmenty czasu, w których skupiasz się na jednym zadaniu lub projekcie na raz.

Tylko 2,5% ludzi naprawdę potrafi wykonywać wiele zadań na raz — większość po prostu wierzy, że potrafi

Wiele osób uważa, że ​​może robić wiele rzeczy na raz i robić je wszystkie dobrze. Jednak badania pokazują, że tylko około 2,5% ludzi jest w stanie efektywnie wykonywać wiele zadań jednocześnie.  Reszta populacji uważa, że ​​skutecznie wykonuje wiele zadań jednocześnie.

Tymczasem badanie przeprowadzone w 2013 r. na Uniwersytecie Utah wykazało, że osoby próbujące żonglować wieloma zadaniami jednocześnie łatwiej się rozpraszają, są mniej produktywne, popełniają więcej błędów i uzyskują niższe wyniki w testach przypominania.

Podobnie, szybkie przełączanie się między dwoma projektami może mieć wpływ na wyniki. Wykonujemy zadania znacznie skuteczniej, gdy poświęcamy im całą uwagę. Co więcej, neurobiolodzy przestrzegają, że próba robienia kilku rzeczy na raz lub dzielenie uwagi wpływa na naszą zdolność do wykonywania nawet prostych zadań.

Oznacza to, że im więcej robimy wiele rzeczy na raz, tym mniej jesteśmy w stanie osiągnąć. Powód jest prosty. Tracimy zdolność koncentracji , co oznacza, że ​​projekty zajmują więcej czasu, niż powinny.

Jak korzystać z blokowania czasu (oraz przykładowy harmonogram)

Takie podejście nie tylko zmniejszy liczbę błędów myślowych, ale także pomoże Ci uwolnić Twoją kreatywność , zwłaszcza, że ​​skupisz całą swoją energię i uwagę na jednym zadaniu w określonym bloku czasowym.

Poniżej znajdziesz przegląd tego, jak możesz włączyć blokowanie czasu do swojego życia.

Utwórz swoją listę — nie pomijaj niczego

Zacznij od zrobienia listy wszystkich rzeczy, które trzeba zrobić w danym tygodniu. Wypisz wszystkie swoje projekty zawodowe, zobowiązania rodzinne, a nawet cele dotyczące ćwiczeń. Celem jest uwzględnienie wszystkiego, od rozmów telefonicznych, które musisz wykonać, po posiłki, które musisz przygotować.

Oznacz gwiazdkami rzeczy, które muszą zostać ukończone, takie jak projekty w pracy, spotkania z klientami i wizyty u lekarza. Zazwyczaj zadanie to wykonuje się w piątek po pracy lub w niedzielny wieczór przed rozpoczęciem tygodnia pracy.

Określ swoje priorytety

Gdy już opracujesz listę, przejrzyj ją i oznacz gwiazdkami projekty, które są Twoimi priorytetami na dany tydzień. Spróbuj ograniczyć się do około dwóch do trzech rzeczy dziennie. Celem jest, abyś dał najważniejszym zadaniom główne sloty w swoim harmonogramie blokowania czasu. Powinieneś również zaplanować czas każdego dnia na odpowiadanie na e-maile, oddzwanianie i sprawdzanie mediów społecznościowych .

Utwórz codzienny plan

Następnym krokiem jest zastanowienie się, ile czasu masz w ciągu dnia i ile czasu chcesz przeznaczyć na każde zadanie z listy.

Zacznij od wyznaczenia bloków czasowych na czynności, które wykonujesz każdego dnia, takie jak poranne i wieczorne rytuały, ćwiczenia, dojazdy do pracy i z pracy, posiłki i ich przygotowywanie, pomoc w odrabianiu prac domowych itd.

Oczywiście, jest to bardzo prosty plan i nie będzie odpowiedni dla każdego. Kluczem jest opracowanie planu na typowy dzień z blokami czasu, w których możesz skupić się na ważnych zadaniach lub projektach.

Jeśli pracujesz w firmie, która organizuje spotkania zespołowe, regularne szkolenia lub cotygodniowe telekonferencje, musisz je również uwzględnić. Nie zapomnij też uwzględnić czasu na podróż, jeśli masz spotkania lub spotkania, w których musisz uczestniczyć w ciągu tygodnia. Możesz również potrzebować opracować inny plan na weekend.

Zablokuj cały dzień

Najlepiej, gdy Twój plan będzie gotowy, będziesz w stanie zablokować każdy dzień tygodnia. Zacznij od swoich najważniejszych priorytetów i idź dalej. Na przykład, jeśli Twoim najważniejszym priorytetem na ten tydzień jest napisanie obszernego raportu aktywności do piątku, pomyśl, ile czasu zajmie Ci jego przygotowanie.

W związku z tym, jeśli uważasz, że ukończenie raportu zajmie Ci cztery godziny, możesz zaplanować dwie godziny w poniedziałek i dwie godziny we wtorek, aby nad nim pracować. Następnie w środę zaplanuj kolejną godzinę, aby go sprawdzić, wprowadzić zmiany i sfinalizować.

Jeśli zaplanujesz na początku tygodnia bloki czasu na ukończenie raportu, nie tylko zapobiegniesz odkładaniu spraw na później, ale także zyskasz czas, który będziesz musiał poświęcić na przygotowanie raportu.

Chroń swój czas

Gdy już skończysz swój harmonogram, chroń swój czas najlepiej, jak potrafisz. Oczywiście, nieoczekiwane rzeczy się pojawią i będziesz musiał być elastyczny. Ale powstrzymaj się od pokusy poświęcenia priorytetowego czasu na projekt na coś, co może poczekać.

Poinformuj współpracowników i członków rodziny, kiedy będziesz niedostępny. Następnie traktuj te bloki czasu tak, jakbyś spotykał się z bardzo ważnym klientem. Nikt nie pomyśli, żeby przerwać ci spotkanie. Podobnie, celem jest, abyś nie był przerywany w czasie swojego chronionego priorytetowego projektu.