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Às vezes, dar feedback pode ser ainda mais estressante do que recebê-lo. Afinal, queremos que nossas palavras sejam úteis e construtivas, mas também não queremos que ninguém se sinta mal.
É normal ficar nervoso sobre como a outra pessoa responderá aos seus comentários. Afinal, uma reação negativa pode prejudicar seu relacionamento e dificultar a comunicação de vocês no futuro.
É por isso que aprender a dar feedback útil é tão importante.
De acordo com Jamie Levin , consultora de comunicações estratégicas, o feedback pode ajudar a promover o crescimento, contribuir para uma comunicação eficaz, resolver conflitos e melhorar a motivação. “É claro que esses benefícios geralmente só são percebidos se as partes envolvidas estiverem abertas a dar e receber feedback”, explica ela.
A boa notícia é que você pode dar suas opiniões honestas de uma forma que não faça as pessoas se sentirem amargas, irritadas ou completamente desvalorizadas.
Índice
Num relance
O feedback é crucial não apenas para o sucesso do grupo, mas também para o crescimento pessoal. Um ótimo feedback pode ajudar as pessoas a se tornarem ainda melhores no que fazem. Ele também pode promover maior confiança e comunicação quando é entregue corretamente.
- Escolha o momento certo
- Seja claro e específico
- Concentre-se nas ações, não nas características
- Adote uma abordagem equilibrada
- Incentive a autorreflexão
O feedback é crucial não apenas para o sucesso do grupo, mas também para o crescimento pessoal. Um ótimo feedback pode ajudar as pessoas a se tornarem ainda melhores no que fazem. Ele também pode promover maior confiança e comunicação quando essas regras são seguidas. Você também pode pensar sobre essas regras quando estiver recebendo feedback.
Tipos de Feedback
Então, o que exatamente queremos dizer quando falamos sobre feedback? Pode envolver qualquer situação em que fazemos comentários com base em nossas observações diretas. O que separa o feedback da crítica é que ele tem a intenção de nos ajudar a aprender e melhorar nosso desempenho.
O tipo de feedback que damos geralmente depende de nossos objetivos e da situação. Dar o tipo errado de feedback na hora errada pode levar a mal-entendidos, sentimentos feridos ou conflito.
Quer você esteja dando um feedback rápido e informal a um amigo ou parceiro, um feedback formativo a um colega de trabalho ou um feedback formal a um funcionário, você pode seguir estas cinco regras para tornar seu conselho o mais eficaz possível.
Alguns tipos comuns de feedback que você pode dar incluem:
Feedback informal
Feedback informal é o tipo de feedback que você provavelmente dá mais — às vezes sem nem pensar nisso. Ele tende a acontecer naturalmente. Geralmente é algo que as pessoas iniciam ou pedem por conta própria (como perguntar ao seu colega de trabalho, “Como isso parece?” ou “Isso parece certo para você?”).
Embora o feedback informal possa ser útil, ele também pode ser prejudicial ou danoso se for percebido como um conselho não solicitado . Dizer a um colega o que você realmente pensou sobre a apresentação dele (quando ele não pediu sua opinião) é um bom exemplo.
Feedback formativo
O feedback formativo, frequentemente chamado de feedback construtivo, é projetado para nos ajudar a ganhar habilidades e melhorar nosso trabalho. Ele envolve apontar áreas onde podemos melhorar, o que é super importante quando estamos aprendendo uma nova habilidade.
Não se trata necessariamente de dizer que há algo errado com o que fizemos. Em vez disso, trata-se de apontar algumas maneiras de torná-lo ainda melhor.
O feedback construtivo às vezes é mal compreendido como sendo puramente negativo. Tais comentários podem apontar problemas, mas o objetivo é nos ajudar a aprender e fazer ainda melhor.
Comentários construtivos podem ser um feedback positivo — na verdade, tudo depende da entrega e da aceitação.
JAMIE LEVIN, CONSULTOR DE COMUNICAÇÕES ESTRATÉGICAS
Feedback formal (ou de desempenho)
O feedback formal é estruturado e usado para avaliar como desempenhamos em uma função específica. Avaliações de desempenho e avaliações educacionais são alguns exemplos. O feedback formal geralmente aponta áreas que podem ser melhoradas, mas também destaca nossos pontos fortes.
O feedback de desempenho pode ajudar a medir nosso progresso e reconhecer o quanto crescemos em nossas funções. Também pode ser útil quando se trata de atingir metas de desempenho específicas.
É importante lembrar que cada tipo de feedback serve a um propósito diferente. Antes de escolher qual tipo usar, você precisa considerar por que oferece feedback, os objetivos que está tentando atingir e as necessidades do destinatário.
Considere a situação e as necessidades do indivíduo antes de escolher qual tipo de feedback é o mais apropriado. Você pode tornar seus comentários mais eficazes quando os entrega com consideração e empatia .
As cinco regras do feedback eficaz
De modo geral, não há um conjunto de regras universalmente aceitas sobre como e quando dar feedback (embora seu local de trabalho ou organização possa fornecer algumas diretrizes específicas a serem seguidas).
Levin diz que a forma como as pessoas percebem seu feedback depende de vários fatores, incluindo como você fala, o canal de comunicação que você usa, se há uma audiência e o contexto. Se a outra pessoa está ou não aberta a ouvir o que você tem a dizer também é um fator crítico.
Algumas recomendações básicas que podem ajudar a garantir que seu feedback seja útil e não prejudicial.
Escolha o momento certo
É essencial dar feedback em tempo hábil. Não espere até muito tempo depois que um projeto for concluído ou uma apresentação tiver sido feita para fornecer seus comentários.
Esperar muito tempo pode tornar seu feedback menos significativo. Se alguém já passou para um projeto completamente diferente, é compreensível que suas palavras possam ter menos peso.
Entregar muito cedo também pode criar problemas, particularmente se os comentários forem mais críticos por natureza. Por exemplo, alguém que está desfrutando de uma sensação de realização após fazer uma apresentação pode não ser receptivo a feedback que descreva coisas que fez errado ou maneiras como poderia ter feito melhor.
Mais importante, certifique-se de que o destinatário do feedback saiba que ele vai receber feedback. Não surpreenda as pessoas com avaliações de desempenho surpresa.
Seja claro e específico
Evite fazer comentários vagos ou declarações gerais sobre como uma pessoa se saiu. Em vez de dizer “Você se saiu bem”, dê detalhes e explicações específicas.
Por exemplo, você pode dizer algo como: “Acho que você realmente lidou bem com [essa situação] ao [tomar essa atitude]”.
Certifique-se de utilizar comunicação não verbal que reforce o que você está dizendo. Franzir a testa quando você está elogiando a outra pessoa pode causar sinais confusos.
Concentre-se nas ações, não nos traços de personalidade
O feedback deve focar nos comportamentos e ações específicas de uma pessoa, não em seus traços e características. Atribuir desempenho ao caráter de uma pessoa pode levar a sentimentos de raiva ou defensividade, particularmente quando o feedback se concentra em abordar problemas de desempenho.
Por exemplo, em vez de dizer que alguém está “desmotivado” ou que “não tem comprometimento”, você pode dizer algo como “Notei que você parece estar com dificuldade de se sentir animado com este projeto” ou “Parece que você perdeu seus últimos três prazos”.
Concentrar-se no comportamento, em vez de atribuí-lo às características inatas de uma pessoa, também pode ajudar a promover uma mentalidade de crescimento em vez de uma fixa .
Quando as pessoas pensam que os resultados são causados por características pessoais que não podem ser mudadas, o feedback tem menos probabilidade de resultar em mudança. No entanto, mudar essa perspectiva para focar em como as pessoas podem agir para melhorar pode ajudá-las a se sentirem mais motivadas e capazes.
Adote uma abordagem equilibrada
Um ótimo feedback deve incluir comentários positivos e construtivos. Se você exagerar no feedback construtivo, a outra pessoa tem muito mais probabilidade de ir embora se sentindo muito mal consigo mesma. Em outras palavras, focar muito no que está fazendo errado pode ser perturbador, doloroso e desmotivador.
Em vez disso, tente fazer alguns comentários sobre maneiras pelas quais as pessoas podem melhorar e crescer, mas equilibre isso dando reconhecimento e reconhecimento pelo que elas fizeram bem.
Comentários positivos podem gerar confiança e motivação – e amenizar um pouco a dor do feedback construtivo.
Procure maneiras de incentivar a autorreflexão
O feedback não deve ser apenas uma lista de prós e contras. Entregue-o de uma forma que incentive as pessoas a refletir sobre como estão se saindo , o que fizeram bem e maneiras pelas quais podem melhorar.
Como você faz isso? Envolver a outra pessoa é uma ótima maneira de começar. Ao notar coisas que podem precisar de melhorias ou áreas que não atenderam às expectativas, você pode perguntar: “Quais são algumas coisas que você pode fazer diferente da próxima vez?” ou “Você tem alguma ideia de como mudar isso?”
Exemplos de feedback positivo e negativo
A maneira como você expressa seu feedback também pode fazer uma grande diferença em como outras pessoas se sentem a respeito dele.
Feedback positivo parece…
Feedback positivo geralmente é mais fácil de entregar. Afinal, a maioria das pessoas aceita algumas palavras gentis e elogios por um trabalho bem-feito.
Por exemplo, você pode querer dar um feedback positivo a um funcionário que demonstrou um desempenho consistentemente ótimo. Você pode dizer algo como: “Eu realmente aprecio que você tenha tomado a iniciativa de terminar o projeto em tempo hábil. Seu trabalho duro e comprometimento definitivamente valeram a pena!”
Em outros casos, você pode querer dar feedback com o objetivo de reforçar positivamente o progresso de um membro da equipe. Você pode dizer: “Estou realmente impressionado com o quanto você melhorou nos últimos meses. Continue assim, e você realmente continuará a brilhar!”
Feedback negativo parece…
Feedback negativo pode ser um pouco mais desafiador. É aqui que habilidades como equilibrar comentários construtivos com encorajamento podem ser úteis.
Quando você precisa apontar deficiências, você pode dizer: “Está claro que você se esforçou muito no projeto, mas algumas áreas precisam ser corrigidas. Vamos falar sobre o que podemos fazer para ajudar você a fazer essas melhorias.”
Usar declarações “Eu sinto” ao dar feedback negativo também pode ser útil. Em vez de formular o feedback como “Você está sempre atrasado”, você pode tentar formular de forma diferente, como “Notei que você se atrasou várias vezes neste mês. Isso criou algumas interrupções para outras pessoas no escritório, então é muito importante ser pontual e respeitar os horários das outras pessoas”.
Dar feedback negativo não é fácil, mas às vezes não há como contornar isso. Apenas lembre-se de que você pode passar sua mensagem sem fazer alguém se sentir mal. Um pouco de tato e empatia podem garantir que as pessoas entendam a mensagem sem se sentirem na defensiva ou chateadas.
Como dar e receber feedback
Felizmente, dar (e receber) feedback é uma habilidade que você pode aprender. “Aprendemos muito estando abertos a feedback e comentários construtivos”, diz Levin, “Isso promove conversas saudáveis, aceitação e mostra que as pessoas têm respeito umas pelas outras.”
Quando você está dando feedback
Conheça seu público
Levin sugere pensar na pessoa que receberá seu feedback. Por exemplo, se ela preferir uma comunicação individual, ela pode se sentir envergonhada ou na defensiva se você der seu feedback durante uma reunião de equipe.
“Você não apenas os fez se sentirem assim sem querer, como eles também podem estar completamente fechados a qualquer feedback que você dê, pois podem estar muito focados em como eles se sentem, em vez do que você está dizendo”, diz Levin.
Dê feedback em particular
Tente dar seu feedback em um ambiente privado. Mesmo que seus comentários sejam equilibrados entre afirmações construtivas e positivas, manter esse feedback privado (ou pelo menos o mais privado possível) pode ajudar a evitar sentimentos de constrangimento ou defensividade.
Sugerir Soluções
O feedback deve ser mais do que uma lista de problemas. Quando houver deficiências, tente ser solidário e sugerir soluções que possam ajudar o indivíduo a ter sucesso no futuro.
Faça perguntas que encorajem a reflexão
Essa abordagem pode reforçar os pontos positivos enquanto permite que a outra pessoa pense em melhorar as coisas. Você pode perguntar à outra pessoa o que ela acha que foi bem e o que ela pode fazer diferente no futuro.
Quando você está recebendo feedback
Tente ter a mente aberta
Nem sempre é fácil ouvir o que outras pessoas dizem sobre seu trabalho. Mantenha a mente aberta e veja isso como uma oportunidade de aprimorar suas habilidades.
Esclareça quaisquer mal-entendidos
Não tenha medo de fazer perguntas se o feedback não estiver claro ou for confuso. Concentre-se em ser específico para garantir que você entenda o que o revisor ou comentarista está tentando transmitir.
Mostrar apreciação
Mesmo que o feedback não seja exatamente o que você quer ouvir, agradeça à outra pessoa pelo tempo e pelos pensamentos. Pode não ser fácil, mas é uma ótima maneira de mostrar que você está disposto a ouvir.
Dê a si mesmo tempo para refletir
Evite reagir imediatamente (como disparar um e-mail irritado para um colega de trabalho ou gerente). Em vez disso, dê a si mesmo tempo para sentar com o feedback e decidir o que ele significa e como você pode querer responder. Você se sentirá menos emocional e defensivo se parar e tirar um tempo para refletir.
Tente permanecer positivo
O fato é que receber feedback negativo não é nada divertido. Tente lembrar que o feedback não é para ser um ataque pessoal. Mesmo que você possa se sentir mal, lembre-se de que é algo que pode ajudá-lo a aprender e crescer.
Reconhecendo por que o feedback é importante
O feedback pode ser uma ferramenta importante para o desenvolvimento pessoal e profissional. Nem sempre é fácil avaliar seu próprio trabalho, então fazer com que outros ofereçam seus comentários, experiências e expertise pode ajudar você a ganhar novos insights.
Também pode ajudar você a entender melhor como os outros percebem e se relacionam com seu trabalho.
Um bom feedback também pode ser motivador. Comentários positivos de colegas, supervisores ou clientes podem ajudar você a se sentir bem com seu trabalho. Especialistas sugerem que o feedback é mais significativo quando vem de alguém que eles veem como um modelo.
Às vezes, são os comentários construtivos que dão informações sobre o que pode estar faltando que podem ser sua maior fonte de inspiração. Esse tipo de feedback desafia você a continuar aprendendo e crescendo. Ele lhe dá algo para trabalhar para que você possa ver seu progresso e se orgulhar de quão longe você chegou.
A melhoria contínua é importante para muitos de nós, e a perspectiva dos outros é extremamente valiosa, mesmo em casos em que alguém pode não concordar com ela. O feedback fornece perspectiva.
JAMIE LEVIN, CONSULTOR DE COMUNICAÇÕES ESTRATÉGICAS
Dar e receber feedback pode ser desafiador às vezes, especialmente porque você não quer que ninguém se sinta mal. É uma habilidade que vale a pena trabalhar, então esteja disposto a aceitar algum feedback sobre como você o dá!
Feedback honesto e bem entregue pode ser uma ferramenta de comunicação essencial que ajuda as pessoas a aprender, crescer e aprender mais sobre si mesmas. Praticar habilidades de feedback — como ser específico, focado em ação e equilibrado — pode ajudar a garantir que as pessoas acolham o que você tem a dizer.