Хотите быть более продуктивным? Используйте блокировку времени, чтобы ваши дни были свободны от стресса

Независимо от того, работаете ли вы с девяти до пяти, удаленно или сидите дома с детьми, каждому нужен эффективный метод управления своим днем.

В конце концов, перфекционизм , прокрастинация и миф о многозадачности — все это вполне реальные опасности, которые могут удерживать на одном месте даже самых продуктивных людей.

Итак, как взять под контроль свой график и действительно все сделать? Вот тут-то и вступает в дело блокировка времени, или тайм-чанкинг.

Почему блокировка времени на самом деле помогает нам выполнять задачи

Контролируя свое время путем планирования или разбиения его на части или блоки, вы становитесь более продуктивными . И самый простой и эффективный способ сделать это — «блокировать время».

Например, вместо того, чтобы проверять телефон каждый раз, когда приходит электронное письмо или уведомление в социальной сети, вы выделяете определенное время в течение дня, чтобы отвечать на телефонные звонки, электронные письма и проверять аккаунты в социальных сетях.

По сути, вы выделяете определенные блоки времени для выполнения важных задач или проектов. В конце концов, ваш график разбивается на отрезки времени, где вы фокусируетесь на одной задаче или проекте за раз.

Только 2,5% людей действительно могут выполнять несколько дел одновременно — большинство просто верят, что могут

Многие люди верят, что могут делать несколько дел одновременно и делать их все хорошо. Но исследования показывают, что только около 2,5% людей способны эффективно выполнять несколько дел одновременно.  Остальная часть населения только верит, что они выполняют несколько дел одновременно эффективно.

Между тем, исследование, проведенное в 2013 году в Университете Юты, показало, что люди, которые пытаются совмещать несколько задач одновременно, легче отвлекаются, менее продуктивны, совершают больше ошибок и показывают более низкие результаты в тестах на запоминание.

Аналогично, быстрое переключение между двумя проектами также может повлиять на результаты. Мы выполняем задачи гораздо эффективнее, когда уделяем им все свое внимание. Более того, нейробиологи предупреждают, что попытки делать несколько дел одновременно или разделять наше внимание влияют на нашу способность выполнять даже простые задачи.

Это означает, что чем больше мы занимаемся несколькими делами одновременно, тем меньше мы способны сделать. Причина проста. Мы теряем способность концентрироваться , а это значит, что проекты занимают больше времени, чем должны.

Как использовать блокировку времени (плюс пример расписания)

Такой подход не только сократит количество ошибок в мыслях, но и поможет вам раскрыть свой творческий потенциал , особенно потому, что вы будете направлять всю свою энергию и внимание на одну задачу в рамках отведенного ей временного блока.

Ниже представлен обзор того, как можно включить блокировку времени в свою жизнь.

Составьте свой список — ничего не упускайте

Начните с составления списка всех дел, которые нужно сделать на неделю. Перечислите все свои рабочие проекты, семейные обязательства и даже цели по физическим упражнениям. Цель состоит в том, чтобы включить все, от телефонных звонков, которые вам нужно сделать, до еды, которую вам нужно приготовить.

Поставьте звездочки рядом с делами, которые обязательно нужно выполнить, например, проекты по работе, встречи с клиентами и визиты к врачу. Обычно эта задача выполняется в пятницу после работы или в воскресенье вечером перед началом рабочей недели.

Определите свои приоритеты

Как только ваш список будет составлен, просмотрите его и отметьте звездочками проекты, которые являются вашими главными приоритетами на неделю. Постарайтесь ограничить его примерно двумя-тремя делами в день. Цель состоит в том, чтобы вы дали своим самым важным задачам главные слоты в вашем графике распределения времени. Вы также должны запланировать время каждый день, чтобы отвечать на электронные письма, отвечать на телефонные звонки и проверять социальные сети .

Создайте ежедневный план

Следующий шаг — подумать о том, сколько времени у вас есть в сутках и сколько времени вы хотите выделить на каждую задачу в вашем списке.

Начните с создания временных блоков для дел, которые вы делаете каждый день, таких как утренние процедуры и вечерние ритуалы, занятия спортом, поездки на работу и с работы, приемы пищи и ее приготовление, помощь с домашними заданиями и так далее.

Конечно, это очень простой план, и он не подойдет всем. Главное, чтобы вы разработали план для своего типичного дня с блоками времени, в течение которых вы можете сосредоточиться на важных задачах или проектах.

Если вы работаете в компании, где проводятся командные собрания, регулярные тренинги или еженедельные телефонные конференции, вам также нужно это учитывать. И не забудьте предусмотреть время на дорогу, если у вас есть встречи или мероприятия, которые вам нужно посетить в течение недели. Вам также может потребоваться разработать другой план на выходные.

Распланируйте весь день

В идеале, как только ваш план будет готов, вы сможете заблокировать каждый день недели. Начните с главных приоритетов и отталкивайтесь от них. Например, если вашим главным приоритетом на неделю является написание обширного отчета о проделанной работе к пятнице, подумайте, сколько времени вам понадобится, чтобы его составить.

Следовательно, если вы считаете, что на завершение отчета у вас уйдет четыре часа, вы можете запланировать два часа в понедельник и два часа во вторник на работу над отчетом. Затем в среду запланируйте еще один час на проверку, внесение изменений и финализацию.

Планируя выделить время на подготовку отчета в начале недели, вы не только избегаете промедления, но и выделяете время, необходимое для того, чтобы сосредоточиться на разработке отчета.

Берегите свое время

Как только вы составите свой график, берегите свое время как можно лучше. Конечно, будут возникать непредвиденные обстоятельства, и вам нужно будет проявить гибкость. Но не поддавайтесь искушению отказаться от времени вашего приоритетного проекта ради чего-то, что может подождать.

Сообщите коллегам и членам семьи, когда вы будете недоступны. Затем отнеситесь к этим блокам времени так, как будто вы встречаетесь с очень важным клиентом. Никто не подумает прерывать вас во время встречи. Аналогично, цель состоит в том, чтобы вас не прерывали во время вашего защищенного приоритетного проектного времени.