Con el aumento del trabajo remoto y la comodidad de las videoconferencias, las reuniones se han vuelto más frecuentes, menos eficientes y, a veces, agotadoras. Como resultado, muchos trabajadores están sobrecargados, abrumados y son poco productivos.
Desde la pandemia, las reuniones han aumentado y también lo ha hecho el número promedio de asistentes por reunión. Más reuniones significan menos tiempo para el trabajo real, lo que coloca a los trabajadores en la incómoda posición de extender sus horas de trabajo para ser productivos o sacrificar la productividad para centrarse en prioridades personales, como el cuidado de los demás, el ejercicio o la conexión con sus seres queridos.
Las reuniones pueden ser de gran valor y se deben utilizar para hacer un seguimiento de los objetivos, negociar acuerdos, presentar proyectos, conectarse con colegas o clientes, dar o recibir comentarios, diseñar estrategias y colaborar en tareas. Lamentablemente, muchas reuniones son ineficientes e innecesarias y podrían reemplazarse con un correo electrónico, una llamada telefónica o una conversación en Slack o Teams. Otras simplemente se deben cancelar y nunca reprogramar.
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Haga que las reuniones sean más significativas o cancélelas
Si todavía no se está preguntando si esta reunión es realmente necesaria, es hora de empezar. Antes de hacer clic en “iniciar video”, usted y todos los demás asistentes deben saber el propósito de la reunión. De lo contrario, ¿qué sentido tiene?
Según Anna Gibson, psicóloga clínica y directora de consultoría y bienestar organizacional de Modern Health, es necesario saber de antemano por qué se va a celebrar una reunión, cuáles son los objetivos previstos, qué resultados se esperan y qué cantidad de tiempo razonable se necesita para lograr estas tareas. Si el proyecto es urgente, tal vez necesite una llamada telefónica rápida en lugar de una reunión. “Si no es necesaria una conversación en vivo, cancele la reunión”.
Las reuniones más exitosas son aquellas que tienen un propósito claramente definido y una agenda. La agenda no tiene que ser larga ni detallada, pero debe guiar la conversación y mantener a todos concentrados en la tarea en cuestión. Esto suele recaer en la persona que facilita la reunión, que puede o no tener las habilidades necesarias para dirigir una reunión eficaz, lo que agrega otra capa de complejidad.
“Es muy poco frecuente contar con un facilitador competente”, afirma la Dra. Gibson. La facilitación es un conjunto específico de habilidades que se utilizan para ayudar a guiar a un grupo a través de una conversación, por lo que cree que cada reunión requiere un líder claro.
Si tienes la responsabilidad de dirigir una reunión, debes presentarte completamente preparado. Esto puede llevarte mucho tiempo, ya que requiere que tomes decisiones por adelantado, como escribir los temas de la agenda y enviar la lista de asistentes, pero te permitirá obtener mejores resultados. Haz lo posible por enviar la agenda antes de la reunión y considera volver a enviarla unas horas antes de la hora de la reunión para recordarles a las personas que deben presentarse listas para contribuir.
Establecer reglas en torno a las reuniones puede ayudar a organizarlas y llevarlas a cabo de manera más fluida, especialmente si estas se alinean con los objetivos o recomendaciones de la empresa. Algunos ejemplos incluyen finalizar una reunión cinco minutos antes para dar descansos a los participantes o cancelar una reunión si un colaborador clave llega siete minutos tarde. Como facilitador, debe asegurarse de que la reunión, si se considera necesaria, se desarrolle de la manera más fluida y eficaz posible.
Resista la presión de simplemente “aparecer”
Los trabajadores suelen verse presionados a asistir a reuniones, especialmente cuando los gerentes o ejecutivos de alto nivel les envían invitaciones personales. Es posible que aceptes sin pensar o tengas dudas sobre rechazarlas porque teme que alguien cuestione tu productividad o ética laboral. Combatir la presión de decir “sí” a todas las invitaciones es increíblemente difícil, pero necesario y podría mejorar tu salud mental y productividad, lo que a su vez beneficia a tu empleador.
“Cuando asistas a una reunión, debes estar completamente presente o no estar allí”, aconseja la Dra. Catherine Hambley, psicóloga, directora ejecutiva y fundadora de Brain-Based Strategies Consulting .
Es fácil llegar a una reunión y pasar todo el tiempo en silencio y haciendo varias tareas a la vez, pero no es una forma valiosa de pasar tu tiempo ni el de nadie más. Si tu mente divaga constantemente o se atasca con mensajes de Slack, correos electrónicos o proyectos secundarios, reconsidera por qué estás allí.
¿La información es relevante para usted? ¿Se espera que contribuya? Si es así, entonces debería cerrar las pestañas y eliminar las distracciones. Si no es así, tal vez no debería participar en la llamada. Presentarse simplemente porque lo invitaron o porque siente la presión de estar allí no es una razón suficiente para asistir.
Catherine Hambley, PhD, psicóloga
Cuando asistas a una reunión, debes estar completamente presente o no estar allí.
“Somos criaturas sociales y respondemos a las presiones y normas culturales”, dice el Dr. Gibson, pero cada empleado debe pensar en el equilibrio entre su trabajo y su vida personal y en lo que necesita para ser la mejor versión de sí mismo en el trabajo y en todas las áreas de la vida. Si la cultura de las reuniones no satisface sus necesidades como individuo, entonces el Dr. Gibson sugiere pensar en pequeñas cosas que puede cambiar en su horario diario para obtener una sensación de autonomía en su trabajo o reevaluar si esta es la cultura adecuada para usted.
Puede que no te sientas cómodo rechazando una invitación, incluso si sabes que no necesitas estar allí. Puedes hablar de tus dudas con tu gerente o preguntar si tu presencia es realmente necesaria. También puedes informar al facilitador que tendrás que faltar a la reunión para abordar otras tareas urgentes, pero que te gustaría tener una grabación o un resumen de lo que se discuta.
Si no está preparado para una reunión en la que se espera que participe, pídale al facilitador que la posponga o la reprograme. Esto le permite a usted y a todos los demás disponer de más tiempo, pero también garantiza que la reunión, cuando se lleve a cabo, sea más centrada y deliberada.
Tome descansos deliberados para recalibrarse
Si bien las videoconferencias tienen beneficios comprobados , como un mayor impacto de las discusiones, una toma de decisiones más rápida y una mejor conexión entre colegas, también pueden interrumpir el flujo de trabajo, impedir que los trabajadores realicen tareas simples y causar fatiga.
Una de las mejores formas de combatir esto es reducir la cantidad de videollamadas que haces e incorporar descansos para la salud mental en tu día. Los descansos de las tareas no solo pueden mejorar drásticamente tu capacidad para concentrarte en esa tarea durante períodos prolongados sino que también pueden mejorar el bienestar en el trabajo.
En la actualidad, las personas pasan largas horas en sus escritorios, mirando pantallas y asistiendo a reuniones tras reuniones sin descansos designados para su salud mental. No basta con levantarse y tomar agua o almorzar. Para aprovechar al máximo los descansos, los trabajadores necesitan dejar sus escritorios, como lo harían en una oficina tradicional, y tomarse unos minutos para desconectarse.
Los estudios han demostrado que los descansos mejoran el rendimiento general y restablecen la atención, y que los descansos más largos o los descansos cortos y frecuentes ayudan a recuperarse del agotamiento emocional y mejoran la satisfacción laboral.
“En los momentos entre reuniones, es frecuente que surja la oportunidad de crear un proceso de descanso y relajación”, afirma el Dr. Gibson. Cuando implementamos estas medidas, podemos volver al trabajo y disponer de más recursos intencionales para dedicarnos a ello.
Reimaginar la cultura de las reuniones en un mundo donde lo remoto es lo primero
No hay duda de que el lugar de trabajo remoto llegó para quedarse, incluso cuando los modelos híbridos surgen en todo el mundo, pero la cultura de las reuniones debe reimaginarse y rediseñarse para respaldar la productividad, la satisfacción y un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
“Nuestros cerebros no están diseñados para prosperar en este entorno”, afirma el Dr. Gibson. “Existen algunas prácticas recomendadas de videochat que pueden ayudar, pero puede que nos sirva encontrar otras formas de comunicarnos más allá del videochat. ¿En qué momento empieza a convertirse en un obstáculo para nuestro trabajo?”
“Las personas tienen necesidades sociales que afectan su capacidad de funcionar cognitivamente”, dice el Dr. Hambley, quien cree que las personas no solo sufrirán en el mundo remoto, sino que la innovación se verá afectada.
Ariel Keys, director ejecutivo y fundador de Parachute Home , entiende estos desafíos de primera mano.
“Mantener la esencia de la cultura del equipo y la increíble energía que era tan tangible en la oficina en un entorno de trabajo remoto es un desafío”, dice, pero ella y su equipo ejecutivo han trabajado duro para apoyar las necesidades de salud mental de sus empleados.
Anna Gibson, PsyD, psicóloga clínica
Existen algunas prácticas recomendadas de video chat que pueden ayudar, pero puede que nos sirva encontrar otras formas de comunicarnos más allá del video chat. ¿En qué momento empieza a convertirse en un obstáculo para nuestro trabajo?
Además de establecer durante la pandemia los “Martes sin distracciones”, en los que se bloquean los calendarios entre las 9 am y la 1 pm para centrarse únicamente en las tareas laborales, fomentan las reuniones caminando para que los empleados puedan dejar sus escritorios y salir al aire libre.
Modern Health también ha adoptado un enfoque proactivo para combatir la fatiga por reuniones. Han realizado evaluaciones de personalidad para determinar cómo prefieren trabajar los miembros del equipo y actualmente están trabajando en un recurso que describe las mejores prácticas y ofrece recomendaciones para programar y llevar a cabo reuniones de la manera más beneficiosa.
“No es posible alinear a las personas en torno a una determinada forma de trabajar”, afirma el Dr. Gibson, por lo que debemos repensar la forma en que trabajamos y reevaluar las normas de la empresa.
La pandemia ha cambiado la forma en que vivimos, trabajamos y nos relacionamos, por lo que naturalmente ha cambiado la forma en que nos comunicamos , producimos y prosperamos. Las reuniones siguen siendo valiosas, pero ya no son las mismas que antes. Para mantener viva la energía de la reunión, debemos recordar el propósito de la reunión y no abusar de él.