Com o aumento do trabalho remoto e a conveniência da videoconferência, as reuniões se tornaram mais abundantes, menos eficientes e, às vezes, exaustivas. Como resultado, muitos trabalhadores estão sobrecarregados, sobrecarregados e subprodutivos.
Desde a pandemia, as reuniões aumentaram , assim como o número médio de participantes por reunião. Mais reuniões significam menos tempo para o trabalho real, o que coloca os trabalhadores na posição desconfortável de estender suas horas de trabalho para serem produtivos ou sacrificar a produtividade para se concentrar em prioridades pessoais, como cuidar de pessoas, se exercitar ou se conectar com entes queridos.
Reuniões podem fornecer um valor tremendo e devem ser usadas para rastrear metas, negociar acordos, apresentar projetos, conectar-se com colegas ou clientes, dar ou receber feedback, criar estratégias de ideias e colaborar em tarefas. Infelizmente, muitas reuniões são ineficientes e desnecessárias e podem ser substituídas por um e-mail, chamada telefônica ou conversa no Slack ou Teams. Outras devem ser simplesmente canceladas e nunca remarcadas.
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Torne as reuniões mais significativas ou cancele-as
Se você ainda não está se perguntando, “Essa reunião é realmente necessária?”, é hora de começar. Antes de clicar em “iniciar vídeo”, você e todos os outros participantes devem saber o propósito da reunião. Caso contrário, qual é o sentido dela?
Você deve saber com antecedência por que uma reunião está acontecendo, quais são os objetivos pretendidos, quais resultados são esperados e qual quantidade razoável de tempo é necessária para realizar essas tarefas, diz Anna Gibson, PsyD, psicóloga clínica e líder de consultoria e bem-estar organizacional na Modern Health . Se o projeto for urgente, talvez você precise de um telefonema rápido em vez de uma reunião. “Se uma conversa ao vivo não for necessária, cancele.”
As reuniões mais bem-sucedidas têm um propósito claramente definido e uma pauta. A pauta não precisa ser longa ou detalhada, mas deve guiar a conversa e manter todos focados na tarefa em questão. Isso geralmente recai sobre os deveres da pessoa que está facilitando, que pode ou não ter as habilidades necessárias para conduzir uma reunião eficaz, o que adiciona outra camada de complicação.
“Ter um facilitador habilidoso é realmente subestimado”, diz a Dra. Gibson. Facilitar é um conjunto específico de habilidades que é usado para ajudar a guiar um grupo por uma conversa, e é por isso que ela acredita que toda reunião requer um líder claro.
Se você for encarregado da responsabilidade de conduzir uma reunião, então você precisa aparecer totalmente preparado. Isso pode levar tempo, pois requer que você tome decisões avançadas, como escrever os tópicos da pauta e enviar a lista de participantes, mas permitirá um melhor resultado. Faça o seu melhor para enviar sua pauta antes da reunião e considere reenviá-la algumas horas antes do horário da reunião para lembrar as pessoas de aparecerem prontas para contribuir.
Estabelecer regras em torno de reuniões pode ajudar a organizá-las e executá-las de forma mais suave, especialmente se estiverem alinhadas com os objetivos ou recomendações da empresa. Exemplos incluem terminar uma reunião cinco minutos mais cedo para dar às pessoas intervalos ou cancelar uma reunião se um colaborador-chave estiver sete minutos atrasado. Como facilitador, você precisa garantir que a reunião, se for considerada necessária, seja executada da forma mais suave e eficaz possível.
Resista à pressão de simplesmente “aparecer”
Os trabalhadores muitas vezes são pressionados a participar de reuniões, especialmente quando gerentes ou executivos de alto nível lhes enviam convites pessoais. Você pode estar aceitando sem pensar ou ter reservas sobre recusar porque está preocupado que alguém questione sua produtividade ou ética de trabalho. Combater a pressão de dizer “sim” a cada convite é incrivelmente difícil, mas necessário, e pode melhorar sua saúde mental e produtividade, o que, por sua vez, beneficia seu empregador.
“Quando você participar de uma reunião, esteja totalmente presente ou não esteja lá”, aconselha Catherine Hambley, PhD, psicóloga, CEO e fundadora da Brain-Based Strategies Consulting .
É fácil aparecer em uma reunião e passar o tempo todo no mudo, fazendo várias tarefas ao mesmo tempo, mas essa não é uma maneira valiosa de gastar seu tempo ou o de qualquer outra pessoa. Se sua mente está constantemente divagando ou ficando atolada em mensagens do Slack, e-mails ou projetos paralelos, reconsidere por que você está lá.
A informação é relevante para você? Espera-se que você contribua? Se sim, então você deve fechar suas abas e eliminar distrações. Se não, então talvez você não deva estar na chamada. Aparecer simplesmente porque você foi convidado ou sente a pressão para estar lá não é um motivo bom o suficiente para comparecer.
Catherine Hambley, PhD, psicóloga
Quando você participar de uma reunião, esteja totalmente presente ou não esteja lá.
“Somos criaturas sociais e respondemos a pressões e normas culturais”, diz o Dr. Gibson, mas cada funcionário deve pensar sobre seu equilíbrio entre trabalho e vida e o que precisa para ser o melhor de si no trabalho e em todas as áreas da vida. Se a cultura de reunião não estiver atendendo às suas necessidades como indivíduo, o Dr. Gibson sugere pensar em pequenas coisas que você pode mudar em sua agenda diária para lhe dar uma sensação de autonomia em seu trabalho ou reavaliar se esta é a cultura certa para você existir.
Você pode se sentir desconfortável em recusar um convite, mesmo que saiba que não precisa estar lá. Você pode abordar suas reservas com seu gerente ou perguntar se sua presença é realmente necessária. Você também pode informar ao facilitador que terá que faltar à reunião para tratar de outras tarefas urgentes, mas gostaria de ter uma gravação ou resumo do que for discutido.
Se você não estiver preparado para uma reunião na qual você deve contribuir, peça ao facilitador para adiar ou remarcar. Isso dá a você e a todos os outros mais tempo de volta, mas também garante que a reunião — quando ocorrer — seja mais focada e deliberada.
Faça pausas deliberadas para recalibrar
Embora a videoconferência tenha benefícios comprovados , como o aumento do impacto das discussões, tomada de decisões mais rápida e melhor conexão entre colegas, ela também pode interromper o fluxo de trabalho, impedir que os trabalhadores realizem tarefas simples e causar fadiga.
Uma das melhores maneiras de combater isso é reduzir o número de videochamadas que você faz e incorporar pausas de saúde mental ao seu dia. Pausas de tarefas podem não apenas melhorar drasticamente sua capacidade de se concentrar naquela tarefa por períodos prolongados , mas também podem aumentar o bem-estar no trabalho
No momento, as pessoas estão passando longas horas em suas mesas, olhando para telas e participando de reunião após reunião sem intervalos designados para saúde mental. Não é suficiente levantar e pegar água ou almoçar. Para aproveitar ao máximo os intervalos, os trabalhadores precisam realmente sair de suas mesas, como fariam em um escritório tradicional, e tirar alguns minutos para se desconectar.
Estudos descobriram que os intervalos de descanso melhoram o desempenho geral e restauram a atenção, com intervalos mais longos ou intervalos curtos frequentes auxiliando na recuperação da exaustão emocional e melhorando a satisfação no trabalho.
“É frequentemente nesses momentos entre as reuniões que há uma oportunidade de construir um processo de descanso e relaxamento”, diz o Dr. Gibson. Quando implementamos isso, podemos retornar ao trabalho e ter mais de nossas instalações intencionais disponíveis para nos dedicarmos ao nosso trabalho.
Reimagine a cultura de reuniões em um mundo que prioriza o trabalho remoto
Não há dúvidas de que o local de trabalho remoto veio para ficar, mesmo com o surgimento de modelos híbridos no mundo todo, mas a cultura de reuniões precisa ser reinventada e redesenhada para dar suporte à produtividade, à satisfação e ao equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal.
“Nossos cérebros não foram projetados para prosperar neste ambiente”, diz o Dr. Gibson. “Existem algumas práticas recomendadas de bate-papo por vídeo que podem ajudar, mas pode nos servir encontrar outras maneiras de nos comunicar além do bate-papo por vídeo. Em que ponto isso começa a se tornar um obstáculo para o nosso trabalho?”
“As pessoas têm necessidades sociais que afetam sua capacidade de funcionar cognitivamente”, diz o Dr. Hambley, que acredita que as pessoas não só sofrerão no mundo remoto, mas a inovação será impactada.
Ariel Keys, CEO e fundador da Parachute Home , entende esses desafios em primeira mão.
“Manter a essência da cultura da equipe e a energia incrível que era tão tangível no escritório em um ambiente de trabalho remoto é desafiador”, ela diz, mas ela e sua equipe executiva trabalharam duro para dar suporte às necessidades de saúde mental de seus funcionários.
Anna Gibson, PsyD, psicóloga clínica
Existem algumas práticas recomendadas de bate-papo por vídeo que podem ajudar, mas pode nos servir encontrar outras maneiras de nos comunicar além do bate-papo por vídeo. Em que ponto isso começa a se tornar um obstáculo para o nosso trabalho?
Além de estabelecer “Terças-feiras sem distrações” durante a pandemia, nas quais os calendários são bloqueados entre 9h e 13h para focar apenas nas tarefas de trabalho, eles incentivam reuniões caminhando para que os funcionários possam sair de suas mesas e sair de casa.
A Modern Health também adotou uma abordagem proativa para combater a fadiga de reunião. Eles conduziram avaliações de personalidade para determinar como os colegas de equipe individuais preferem trabalhar e estão atualmente trabalhando em um recurso que descreve as melhores práticas e oferece recomendações para agendar e conduzir reuniões da maneira mais benéfica.
“Alinhar as pessoas em torno de uma forma específica de trabalhar não é possível”, diz o Dr. Gibson, e é por isso que precisamos repensar a maneira como trabalhamos — e reavaliar as normas da empresa.
A pandemia mudou a maneira como vivemos, trabalhamos e nos envolvemos, então mudou naturalmente a maneira como nos comunicamos , produzimos e prosperamos. As reuniões ainda são valiosas, mas não são as mesmas de antes. Para manter a energia da reunião viva, devemos lembrar do propósito da reunião — e não abusar dela.