Möchten Sie produktiver sein? Verwenden Sie Zeitblöcke, um Ihre Tage stressfrei zu gestalten

Egal, ob Sie einen Nine-to-five-Job haben, von zu Hause aus arbeiten oder zu Hause bei den Kindern bleiben, jeder braucht eine effektive Methode zur Organisation seines Tages.

Denn Perfektionismus , Aufschieberitis und der Mythos des Multitasking sind allesamt reale Gefahren, die selbst die produktivsten Menschen an einem Ort festhalten können.

Wie also behalten Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan und können wirklich Dinge erledigen? Hier kommt die Zeitblockierung bzw. das Time-Chunking ins Spiel.

Warum Zeitblöcke uns tatsächlich dabei helfen, Dinge zu erledigen

Wenn Sie Ihre Zeit durch Planung oder Aufteilung in Abschnitte oder Blöcke kontrollieren, sind Sie produktiver . Und der einfachste und effektivste Weg, dies zu tun, ist die „Zeitblockierung“.

Anstatt beispielsweise bei jedem Eingang einer E-Mail oder Social-Media-Benachrichtigung Ihr Telefon zu überprüfen, blockieren Sie im Laufe des Tages bestimmte Zeiten, um Anrufe zurückzurufen, auf E-Mails zu antworten und Social-Media-Konten zu überprüfen.

Im Wesentlichen reservieren Sie bestimmte Zeitblöcke, um wichtige Aufgaben oder Projekte abzuschließen. Letztendlich wird Ihr Zeitplan in Zeitblöcke aufgeteilt, in denen Sie sich jeweils auf eine Aufgabe oder ein Projekt
konzentrieren .

Nur 2,5 % der Menschen können wirklich Multitasking – die meisten glauben nur, dass sie es können

Viele Menschen glauben, dass sie mehrere Dinge gleichzeitig tun und alle gut erledigen können. Untersuchungen zeigen jedoch, dass nur etwa 2,5 % der Menschen in der Lage sind, effektiv Multitasking zu betreiben.  Rest der Bevölkerung glaubt lediglich, dass sie Multitasking effektiv betreiben.

Unterdessen ergab eine Studie der University of Utah aus dem Jahr 2013, dass Menschen, die mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen, sich leichter ablenken lassen, weniger produktiv sind, mehr Fehler machen und bei Erinnerungstests schlechter

Ebenso kann sich das schnelle Wechseln zwischen zwei Projekten auf die Ergebnisse auswirken. Wir erledigen Aufgaben viel effektiver, wenn wir ihnen unsere volle Aufmerksamkeit widmen. Darüber hinaus warnen Neurowissenschaftler, dass der Versuch, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun oder unsere Aufmerksamkeit zu teilen , unsere Fähigkeit beeinträchtigt, selbst einfache Aufgaben zu erledigen.

Das bedeutet: Je mehr wir Multitasking betreiben, desto weniger können wir erreichen. Der Grund dafür ist einfach: Wir verlieren unsere Konzentrationsfähigkeit , was dazu führt, dass Projekte länger dauern als sie sollten.

So verwenden Sie die Zeitblockierung (plus ein Beispielplan)

Mit diesem Ansatz vermeiden Sie nicht nur Denkfehler, sondern können auch Ihrer Kreativität freien Lauf lassen , insbesondere weil Sie Ihre gesamte Energie und Aufmerksamkeit innerhalb eines vorgegebenen Zeitfensters auf eine Aufgabe konzentrieren.

Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wie Sie Zeitblöcke in Ihr Leben integrieren können.

Entwickeln Sie Ihre Liste – lassen Sie nichts aus

Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Dinge, die in der Woche erledigt werden müssen. Listen Sie alle Ihre Arbeitsprojekte, Ihre familiären Verpflichtungen und sogar Ihre Trainingsziele auf. Das Ziel besteht darin, alles aufzunehmen, von den Telefonanrufen, die Sie tätigen müssen, bis zu den Mahlzeiten, die Sie zubereiten müssen.

Markieren Sie die Dinge, die unbedingt erledigt werden müssen, mit einem Sternchen, z. B. Arbeitsprojekte, Kundenbesprechungen und Arzttermine. Normalerweise wird diese Aufgabe freitags nach der Arbeit oder sonntags abends vor Beginn der Arbeitswoche erledigt.

Bestimmen Sie Ihre Prioritäten

Sobald Sie Ihre Liste fertig haben, gehen Sie sie durch und markieren Sie die Projekte, die für die Woche oberste Priorität haben, mit Sternchen. Versuchen Sie, sich auf etwa zwei bis drei Dinge pro Tag zu beschränken. Das Ziel ist, dass Sie Ihren wichtigsten Aufgaben die wichtigsten Plätze in Ihrem Zeitblockplan einräumen. Sie sollten auch jeden Tag Zeit einplanen, um E-Mails zu beantworten, Anrufe zu beantworten und soziale Medien zu überprüfen .

Erstellen Sie einen täglichen Plan

Als Nächstes sollten Sie darüber nachdenken, wie viel Zeit Ihnen an einem Tag zur Verfügung steht und wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe auf Ihrer Liste einplanen möchten.

Beginnen Sie damit, Zeitblöcke für die Dinge zu erstellen, die Sie täglich tun, beispielsweise Ihre Morgen- und Abendroutine, Sport, Ihren Arbeitsweg, Mahlzeiten und Essenszubereitung, Hilfe bei den Hausaufgaben und so weiter.

Natürlich ist dies ein sehr einfacher Plan und nicht für jeden geeignet. Der Schlüssel ist, dass Sie einen Plan für Ihren typischen Tag mit Zeitblöcken entwickeln, in denen Sie sich auf Ihre wichtigen Aufgaben oder Projekte konzentrieren können.

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, in dem Teambesprechungen, regelmäßige Schulungen oder wöchentliche Telefonkonferenzen stattfinden, müssen Sie diese ebenfalls berücksichtigen. Und vergessen Sie nicht, Reisezeit einzuplanen, wenn Sie unter der Woche Besprechungen oder Termine haben, an denen Sie teilnehmen müssen. Möglicherweise müssen Sie auch für das Wochenende einen anderen Plan entwickeln.

Blockieren Sie Ihren gesamten Tag

Im Idealfall können Sie, sobald Ihr Plan fertig ist, jeden Tag der Woche blockieren. Beginnen Sie mit Ihren obersten Prioritäten und arbeiten Sie sich von dort aus vor. Wenn Ihre oberste Priorität für die Woche beispielsweise darin besteht, bis Freitag einen ausführlichen Aktivitätsbericht zu schreiben, überlegen Sie, wie lange Sie dafür brauchen werden.

Wenn Sie also davon ausgehen, dass Sie für die Fertigstellung des Berichts vier Stunden benötigen, können Sie für die Arbeit am Bericht am Montag und am Dienstag zwei Stunden einplanen. Am Mittwoch planen Sie dann eine weitere Stunde ein, um den Bericht zu prüfen, Änderungen vorzunehmen und ihn fertigzustellen.

Indem Sie zu Beginn der Woche Zeitblöcke für die Fertigstellung des Berichts einplanen, verhindern Sie nicht nur, dass die Arbeit aufgeschoben wird, sondern gewinnen auch die Zeit, die Sie benötigen, um sich auf die Erstellung des Berichts zu konzentrieren.

Schützen Sie Ihre Zeit

Sobald Sie Ihren Zeitplan fertiggestellt haben, schützen Sie Ihre Zeit so gut Sie können. Natürlich werden unerwartete Dinge passieren und Sie müssen flexibel sein. Aber widerstehen Sie dem Drang, Ihre vorrangige Projektzeit für etwas aufzugeben, das warten kann.

Teilen Sie Kollegen und Familienmitgliedern mit, wann Sie nicht erreichbar sind. Behandeln Sie diese Zeitblöcke dann so, als ob Sie sich mit einem sehr wichtigen Kunden treffen würden. Niemand würde auf die Idee kommen, Sie während eines Meetings zu unterbrechen. Ebenso ist es das Ziel, dass Sie während Ihrer geschützten Zeit für vorrangige Projekte nicht unterbrochen werden.