Vuoi essere più produttivo? Usa il Time Blocking per mantenere le tue giornate libere dallo stress

Che si lavori dalle nove alle cinque, da remoto o a casa con i bambini, tutti hanno bisogno di un metodo efficace per gestire la propria giornata.

Dopotutto, il perfezionismo , la procrastinazione e il mito del multitasking sono tutti pericoli molto reali che possono bloccare nello stesso posto anche le persone più produttive.

Quindi, come fai a prendere il controllo del tuo programma e a fare davvero le cose? Ecco dove entra in gioco il time-blocking, ovvero il time-chunking.

Perché il Time Blocking ci aiuta davvero a fare le cose

Prendere il controllo del tuo tempo programmandolo o suddividendolo in blocchi o blocchi ti rende più produttivo . E il modo più semplice ed efficace per farlo è attraverso il “time blocking”.

Ad esempio, invece di controllare il telefono ogni volta che ricevi un’e-mail o una notifica dai social media, puoi riservare momenti specifici durante il giorno per richiamare, rispondere alle e-mail e controllare gli account dei social media.

In pratica, stai mettendo da parte blocchi di tempo specifici per completare compiti o progetti importanti. Alla fine, il tuo programma è suddiviso in blocchi di tempo in cui ti concentri su un compito o progetto alla volta.

Solo il 2,5% delle persone può realmente svolgere più attività contemporaneamente, la maggior parte crede semplicemente di poterlo fare

Molte persone credono di poter fare più cose contemporaneamente e di farle tutte bene. Ma la ricerca mostra che solo circa il 2,5% delle persone è in grado di fare più cose contemporaneamente in modo efficace.  Il resto della popolazione crede solo di fare più cose contemporaneamente in modo efficace.

Nel frattempo, uno studio del 2013 condotto dall’Università dello Utah ha scoperto che le persone che cercano di destreggiarsi tra più compiti contemporaneamente si distraggono più facilmente, sono meno produttive, commettono più errori e ottengono punteggi più bassi nei test di

Allo stesso modo, passare rapidamente da un progetto all’altro può avere un impatto sui risultati. Portiamo a termine i compiti in modo molto più efficace quando diamo loro la nostra piena attenzione. Inoltre, i neuroscienziati avvertono che cercare di fare più cose contemporaneamente o dividere la nostra attenzione , sta influenzando la nostra capacità di svolgere anche compiti semplici.

Ciò significa che più facciamo più cose contemporaneamente, meno riusciamo a realizzare. Il motivo è semplice. Stiamo perdendo la capacità di concentrarci , il che significa che i progetti richiedono più tempo del dovuto.

Come usare il blocco del tempo (più un esempio di programma)

Questo approccio non solo ridurrà gli errori mentali, ma ti aiuterà anche a liberare la tua creatività , soprattutto perché convoglierai tutta la tua energia e attenzione in un compito entro il tempo assegnato

Ecco una panoramica su come puoi integrare il time blocking nella tua vita.

Sviluppa la tua lista: non tralasciare nulla

Inizia facendo una lista di tutte le cose che devi fare durante la settimana. Elenca tutti i tuoi progetti di lavoro, gli impegni familiari e persino i tuoi obiettivi di allenamento. L’obiettivo è includere tutto, dalle telefonate che devi fare ai pasti che devi preparare.

Metti le stelle accanto alle cose che devono assolutamente essere completate, come progetti di lavoro, riunioni con i clienti e appuntamenti dal medico. Di solito, questo compito viene svolto il venerdì dopo il lavoro o la domenica sera prima dell’inizio della settimana lavorativa.

Determina le tue priorità

Una volta stilata la tua lista, esaminala e metti delle stelle accanto ai progetti che sono le tue massime priorità per la settimana. Cerca di limitarla a circa due o tre cose al giorno. L’obiettivo è che darai alle tue attività più importanti gli slot principali nel tuo programma di blocco del tempo. Dovresti anche pianificare di dedicare del tempo ogni giorno per rispondere alle e-mail, richiamare e controllare i social media .

Crea un progetto giornaliero

Il passo successivo è pensare a quanto tempo hai a disposizione in una giornata e a quanto tempo vuoi dedicare a ogni attività presente nella tua lista.

Inizia creando blocchi di tempo per le cose che fai ogni giorno, come la routine mattutina e i rituali serali, l’esercizio fisico, il tragitto casa-lavoro, i pasti e la loro preparazione, l’aiuto con i compiti e così via.

Naturalmente, questo è un progetto molto semplice e non sarebbe adatto a tutti. La chiave è che sviluppi un progetto per la tua giornata tipo con blocchi di tempo in cui puoi concentrarti sui tuoi compiti o progetti importanti.

Se lavori per un’azienda che ha riunioni di team, corsi di formazione regolari o conference call settimanali, devi tenerne conto anche. E non dimenticare di prevedere il tempo di viaggio se hai riunioni o appuntamenti a cui devi partecipare durante la settimana. Potresti anche dover sviluppare un progetto diverso per il weekend.

Blocca l’intera giornata

Idealmente, una volta completato il tuo progetto, sarai in grado di bloccare ogni giorno della settimana. Inizia con le tue massime priorità e procedi da lì. Ad esempio, se la tua massima priorità per la settimana è scrivere un ampio rapporto sulle attività entro venerdì, pensa a quanto tempo ti ci vorrà per metterlo insieme.

Di conseguenza, se pensi che ti ci vorranno quattro ore per completare il report, potresti pianificare due ore il lunedì e due ore il martedì per lavorare sul report. Quindi, mercoledì pianifica un’altra ora per correggerlo, apportare modifiche e finalizzarlo.

Pianificando di stabilire blocchi di tempo all’inizio della settimana per completare il report, non solo eviterai di procrastinare, ma riserverai anche il tempo necessario per concentrarti sullo sviluppo del report.

Proteggi il tuo tempo

Una volta completato il tuo programma, proteggi il tuo tempo il più possibile. Ovviamente, arriveranno cose inaspettate e dovrai essere flessibile. Ma resisti alla tentazione di rinunciare al tuo tempo di progetto prioritario per qualcosa che può aspettare.

Comunica ai colleghi e ai familiari quando non sarai disponibile. Quindi, tratta quei blocchi di tempo come se stessi incontrando un cliente molto importante. Nessuno penserebbe di interromperti durante una riunione. Allo stesso modo, l’obiettivo è che tu non venga interrotto durante il tuo tempo di progetto prioritario protetto.