Morsa Images/DigitalVision/Getty Images
Zamknij ten odtwarzacz wideo
Czasami udzielanie informacji zwrotnej może być jeszcze bardziej stresujące niż jej otrzymywanie. W końcu chcemy, aby nasze słowa były pomocne i konstruktywne, ale nie chcemy też, aby ktokolwiek czuł się źle.
To normalne, że denerwujesz się, jak druga osoba zareaguje na twoje komentarze. W końcu negatywna reakcja może zaszkodzić waszej relacji i utrudnić wam komunikację w przyszłości.
Dlatego tak ważne jest nauczenie się, jak udzielać pomocnych informacji zwrotnych.
Według Jamie Levin , konsultantki ds. komunikacji strategicznej, feedback może pomóc w rozwoju, przyczynić się do skutecznej komunikacji, rozwiązać konflikty i poprawić motywację. „Oczywiście korzyści te są często zauważane tylko wtedy, gdy strony zaangażowane są otwarte na dawanie i otrzymywanie feedbacku” – wyjaśnia.
Dobra wiadomość jest taka, że możesz wyrażać swoje szczere opinie w sposób, który nie wywoła u innych uczucia goryczy, złości lub całkowitego braku docenienia.
Spis treści
Na pierwszy rzut oka
Feedback jest kluczowy nie tylko dla sukcesu grupy, ale także dla rozwoju osobistego. Świetny feedback może pomóc ludziom stać się jeszcze lepszymi w tym, co robią. Może również sprzyjać większemu zaufaniu i komunikacji, gdy jest przekazywany prawidłowo.
- Wybierz odpowiedni czas
- Bądź jasny i konkretny
- Skup się na działaniach, nie cechach
- Podejmij zrównoważone podejście
- Zachęcaj do autorefleksji
Feedback jest kluczowy nie tylko dla sukcesu grupy, ale także dla rozwoju osobistego. Świetny feedback może pomóc ludziom stać się jeszcze lepszymi w tym, co robią. Może również sprzyjać większemu zaufaniu i komunikacji, gdy przestrzegane są te zasady. Możesz również myśleć o tych zasadach, gdy jesteś odbiorcą feedbacku.
Rodzaje informacji zwrotnej
Co więc dokładnie mamy na myśli, mówiąc o feedbacku? Może on dotyczyć każdej sytuacji, w której komentujemy na podstawie naszych bezpośrednich obserwacji. To, co odróżnia feedback od krytyki, to fakt, że ma on nam pomóc w nauce i poprawie naszych wyników.
Rodzaj informacji zwrotnej, którą dajemy, często zależy od naszych celów i sytuacji. Udzielenie niewłaściwego rodzaju informacji zwrotnej w niewłaściwym czasie może prowadzić do nieporozumień, zranionych uczuć lub konfliktów.
Niezależnie od tego, czy przekazujesz szybką, nieformalną informację zwrotną przyjacielowi lub partnerowi, informację zwrotną kształtującą współpracownikowi czy formalną informację zwrotną pracownikowi, możesz przestrzegać tych pięciu zasad, aby Twoja rada była jak najskuteczniejsza.
Oto kilka typowych rodzajów informacji zwrotnych, które możesz przekazać:
Nieformalna informacja zwrotna
Nieformalny feedback to rodzaj feedbacku, który prawdopodobnie dajesz najczęściej — czasami nawet o nim nie myśląc. Zwykle zdarza się naturalnie. Często jest to coś, co ludzie sami inicjują lub o co proszą (np. pytając współpracownika: „Jak to wygląda?” lub „Czy to brzmi dla ciebie dobrze?”).
Podczas gdy nieformalne opinie mogą być pomocne, mogą być również krzywdzące lub szkodliwe, jeśli zostaną odebrane jako niechciane porady . Dobrym przykładem jest powiedzenie koledze, co naprawdę myślisz o jego prezentacji (kiedy nie poprosił cię o opinię).
Informacje zwrotne kształtujące
Feedback kształtujący, często nazywany konstruktywnym feedbackiem, ma na celu pomóc nam zdobyć umiejętności i udoskonalić naszą pracę. Polega na wskazywaniu obszarów, w których możemy się poprawić, co jest niezwykle ważne, gdy uczymy się nowej umiejętności.
Nie chodzi koniecznie o stwierdzenie, że jest coś złego w tym, co zrobiliśmy. Zamiast tego chodzi o wskazanie sposobów, w jakie moglibyśmy to jeszcze ulepszyć.
Konstruktywne opinie są czasami błędnie rozumiane jako czysto negatywne. Takie komentarze mogą wskazywać na problemy, ale cały sens polega na tym, aby pomóc nam się uczyć i działać jeszcze lepiej.
Konstruktywne komentarze mogą być pozytywnym feedbackiem — wszystko zależy od sposobu przekazania i akceptacji.
JAMIE LEVIN, KONSULTANT DS. KOMUNIKACJI STRATEGICZNEJ
Formalna (lub wydajnościowa) informacja zwrotna
Formalne informacje zwrotne są ustrukturyzowane i służą do oceny, jak radzimy sobie w określonej roli. Przeglądy wyników i oceny edukacyjne to kilka przykładów. Formalne informacje zwrotne często wskazują obszary, które można by poprawić, ale podkreślają również nasze mocne strony.
Feedback wydajności może pomóc zmierzyć nasz postęp i rozpoznać, jak bardzo rozwinęliśmy się w naszych rolach. Może być również pomocny, jeśli chodzi o osiągnięcie konkretnych celów wydajności.
Ważne jest, aby pamiętać, że każdy rodzaj informacji zwrotnej służy innemu celowi. Przed wyborem typu, musisz zastanowić się, dlaczego oferujesz informację zwrotną, jakie cele chcesz osiągnąć i jakie są potrzeby odbiorcy.
Rozważ sytuację i potrzeby jednostki przed wyborem, który rodzaj informacji zwrotnej jest najbardziej odpowiedni. Możesz sprawić, że Twoje komentarze będą skuteczniejsze, gdy przekażesz je z rozwagą i empatią .
Pięć zasad skutecznego feedbacku
Mówiąc ogólnie, nie ma powszechnie uznawanego zbioru reguł dotyczących tego, jak i kiedy udzielać informacji zwrotnej (choć w Twoim miejscu pracy lub organizacji mogą obowiązywać pewne konkretne wytyczne).
Levin mówi, że to, jak ludzie odbierają twoją opinię, zależy od kilku czynników, w tym sposobu, w jaki mówisz, kanału komunikacji, którego używasz, czy jest jakaś publiczność i kontekstu. To, czy druga osoba jest otwarta na wysłuchanie tego, co masz do powiedzenia, jest również kluczowym czynnikiem.
Kilka podstawowych zaleceń, dzięki którym Twoja opinia będzie pomocna, a nie szkodliwa.
Wybierz właściwy czas
Ważne jest, aby przekazywać informacje zwrotne w odpowiednim czasie. Nie czekaj zbyt długo po zakończeniu projektu lub występie, aby przekazać swoje komentarze.
Czekanie zbyt długo może sprawić, że Twoja opinia będzie mniej znacząca. Jeśli ktoś już przeszedł do zupełnie innego projektu, zrozumiałe jest, że Twoje słowa mogą mieć mniejszą wagę.
Dostarczenie go zbyt wcześnie może również stwarzać problemy, szczególnie jeśli komentarze mają charakter bardziej krytyczny. Na przykład ktoś, kto cieszy się poczuciem spełnienia po wygłoszeniu prezentacji, może nie być podatny na informacje zwrotne opisujące rzeczy, które zrobił źle lub sposoby, w jakie mógł zrobić lepiej.
Najważniejsze jest, aby upewnić się, że odbiorca informacji zwrotnej wie, że otrzyma informację zwrotną. Nie zaskakuj ludzi zaskakującymi ocenami wyników.
Bądź jasny i konkretny
Unikaj niejasnych komentarzy lub ogólnych stwierdzeń na temat tego, jak dana osoba sobie poradziła. Zamiast mówić „Dobrze ci poszło”, podawaj konkretne szczegóły i wyjaśnienia.
Na przykład możesz powiedzieć coś w rodzaju: „Myślę, że naprawdę dobrze sobie poradziłeś [z tą sytuacją], [podejmując takie działanie]”.
Pamiętaj, aby wykorzystywać komunikację niewerbalną , która wzmacnia to, co mówisz. Marszczenie brwi, gdy komplementujesz drugą osobę, może powodować mieszane sygnały.
Skup się na działaniach, a nie cechach osobowości
Feedback powinien koncentrować się na konkretnych zachowaniach i działaniach danej osoby, a nie na jej cechach i charakterystyce. Przypisywanie wyników charakterowi danej osoby może prowadzić do uczucia złości lub postawy obronnej, szczególnie gdy feedback koncentruje się na rozwiązywaniu problemów w wynikach.
Na przykład zamiast mówić, że ktoś jest „niezmotywowany” lub „brakuje mu zaangażowania”, możesz powiedzieć coś w rodzaju: „Zauważyłem, że masz problem z odczuwaniem ekscytacji tym projektem” lub „Wygląda na to, że nie dotrzymałeś trzech ostatnich terminów”.
Skupienie się na zachowaniu, a nie przypisywanie go wrodzonym cechom danej osoby, może również pomóc w rozwijaniu nastawienia rozwojowego, a nie sztywnego .
Kiedy ludzie myślą, że wyniki są spowodowane cechami osobistymi, których nie można zmienić, mniej prawdopodobne jest, że informacja zwrotna doprowadzi do zmiany. Jednak zmiana tej perspektywy, aby skupić się na tym, jak ludzie mogą podjąć działania w celu poprawy, może pomóc im poczuć się bardziej zmotywowanymi i zdolnymi.
Podejmij zrównoważone podejście
Dobry feedback powinien zawierać zarówno pozytywne, jak i konstruktywne komentarze. Jeśli przesadzisz z konstruktywnym feedbackiem, jest o wiele bardziej prawdopodobne, że druga osoba odejdzie z poczuciem, że jest naprawdę okropna. Innymi słowy, zbytnie skupianie się na tym, co robi źle, może być denerwujące, krzywdzące i demotywujące.
Zamiast tego spróbuj podzielić się swoimi uwagami na temat tego, w jaki sposób ludzie mogą się doskonalić i rozwijać, ale zrównoważ to uznaniem i podziękowaniem za to, co zrobili dobrze.
Pozytywne komentarze potrafią budować pewność siebie i motywację – i łagodzić negatywne skutki konstruktywnego feedbacku.
Szukaj sposobów na zachęcanie do autorefleksji
Feedback nie powinien być tylko listą plusów i minusów. Przekaż go w sposób, który zachęci ludzi do zastanowienia się nad tym, jak sobie radzą , co zrobili dobrze i w jaki sposób mogliby się poprawić.
Jak to zrobić? Zaangażowanie drugiej osoby to świetny sposób na początek. Kiedy zauważasz rzeczy, które mogą wymagać poprawy lub obszary, które nie spełniają oczekiwań, możesz zapytać: „Co mógłbyś zrobić inaczej następnym razem?” lub „Czy masz jakieś pomysły, jak to zmienić?”
Przykłady pozytywnej i negatywnej informacji zwrotnej
Sposób, w jaki formułujesz swoją opinię, może mieć również duży wpływ na to, co inni ludzie o niej odczują.
Pozytywne opinie brzmią jak…
Pozytywny feedback jest często łatwiejszy do przekazania. W końcu większość ludzi chętnie przyjmuje miłe słowa i komplementy za dobrze wykonaną pracę.
Na przykład możesz chcieć przekazać pozytywną informację zwrotną pracownikowi, który stale wykazuje się świetną wydajnością. Możesz powiedzieć coś w rodzaju: „Naprawdę doceniam, że podjąłeś inicjatywę, aby ukończyć projekt w odpowiednim czasie. Twoja ciężka praca i zaangażowanie zdecydowanie się opłaciły!”
W innych przypadkach możesz chcieć przekazać informacje zwrotne mające na celu pozytywne wzmocnienie postępów członka zespołu. Możesz powiedzieć: „Jestem naprawdę pod wrażeniem tego, jak wiele poprawiłeś w ciągu ostatnich kilku miesięcy. Kontynuuj, a naprawdę będziesz nadal błyszczeć!”
Negatywne opinie brzmią jak…
Negatywne opinie mogą być nieco trudniejsze. Tutaj przydatne mogą być takie umiejętności, jak równoważenie konstruktywnych komentarzy z zachętą.
Kiedy trzeba wskazać niedociągnięcia, możesz powiedzieć: „Oczywiste jest, że włożyłeś w projekt dużo wysiłku, ale kilka obszarów wymaga poprawy. Porozmawiajmy o tym, co możemy zrobić, aby pomóc Ci wprowadzić te ulepszenia”.
Pomocne może być również używanie stwierdzeń „czuję”, gdy przekazujesz negatywne opinie. Zamiast formułować opinie w stylu „Zawsze się spóźniasz”, możesz spróbować sformułować je inaczej, na przykład „Zauważyłem, że spóźniłeś się kilka razy w tym miesiącu. To spowodowało pewne zakłócenia dla innych osób w biurze, więc bardzo ważne jest, aby być na czas i szanować harmonogramy innych osób”.
Przekazywanie negatywnych opinii nie jest łatwe, ale czasami po prostu nie da się tego obejść. Pamiętaj, że możesz przekazać swoją wiadomość, nie sprawiając, że ktoś poczuje się źle. Odrobina taktu i empatii może sprawić, że ludzie zrozumieją wiadomość bez poczucia obrony lub zdenerwowania.
Jak dawać i otrzymywać informacje zwrotne
Na szczęście dawanie (i otrzymywanie) informacji zwrotnej to umiejętność, której można się nauczyć. „Wiele się uczymy, będąc otwartym na informacje zwrotne i konstruktywne komentarze”, mówi Levin, „to sprzyja zdrowej rozmowie, akceptacji i pokazuje, że ludzie mają do siebie szacunek”.
Kiedy dajesz informację zwrotną
Poznaj swoją publiczność
Levin sugeruje, aby pomyśleć o osobie, która otrzyma Twoją opinię. Na przykład, jeśli woli komunikację jeden na jeden, może poczuć się zawstydzona lub defensywna, jeśli przekażesz swoją opinię podczas spotkania zespołu.
„Nie dość, że nieświadomie sprawiłeś, że tak się poczuli, to jeszcze mogą być całkowicie zamknięci na wszelkie informacje zwrotne, jakie im przekazujesz, ponieważ mogą być bardziej skupieni na tym, co czują, niż na tym, co mówisz” — mówi Levin.
Przekaż opinię prywatnie
Staraj się przekazywać swoją opinię w prywatnym otoczeniu. Nawet jeśli Twoje komentarze są zrównoważone między stwierdzeniami konstruktywnymi i pozytywnymi, zachowanie tej opinii w tajemnicy (lub przynajmniej tak prywatnej, jak to możliwe) może pomóc zapobiec uczuciu zażenowania lub defensywności.
Zaproponuj rozwiązania
Feedback powinien być czymś więcej niż tylko listą problemów. Gdy są jakieś niedociągnięcia, staraj się być pomocny i proponuj rozwiązania, które pomogą danej osobie odnieść sukces w przyszłości.
Zadawaj pytania, które zachęcają do refleksji
Takie podejście może wzmocnić pozytywy, pozwalając jednocześnie drugiej osobie pomyśleć o poprawie rzeczy. Możesz zapytać drugą osobę, co według niej poszło dobrze i co mogłaby zrobić inaczej w przyszłości.
Kiedy otrzymujesz informację zwrotną
Staraj się być otwarty
Nie zawsze łatwo jest usłyszeć, co inni mówią o twojej pracy. Pozostań otwarty i traktuj to jako okazję do doskonalenia swoich umiejętności.
Wyjaśnij wszelkie nieporozumienia
Nie bój się zadawać pytań, jeśli opinia jest niejasna lub myląca. Skup się na tym, aby być konkretnym, aby upewnić się, że rozumiesz, co recenzent lub komentujący próbuje przekazać.
Okaż uznanie
Nawet jeśli informacja zwrotna nie jest dokładnie tym, co chcesz usłyszeć, podziękuj drugiej osobie za poświęcony czas i przemyślenia. Może to nie być łatwe, ale to świetny sposób, aby pokazać, że jesteś chętny słuchać.
Daj sobie czas na refleksję
Unikaj natychmiastowej reakcji (np. wysłania wściekłego maila do współpracownika lub kierownika). Zamiast tego daj sobie czas, aby usiąść z informacją zwrotną i zdecydować, co ona oznacza i jak możesz chcieć odpowiedzieć. Będziesz czuć się mniej emocjonalnie i defensywnie, jeśli zatrzymasz się i poświęcisz trochę czasu na refleksję.
Staraj się pozostać pozytywnym
Faktem jest, że otrzymywanie negatywnych opinii nie jest zabawne. Pamiętaj, że opinie nie mają być atakiem personalnym. Nawet jeśli możesz czuć się źle, pamiętaj, że to coś, co może pomóc ci się uczyć i rozwijać.
Rozpoznawanie, dlaczego informacja zwrotna jest ważna
Feedback może być ważnym narzędziem zarówno dla rozwoju osobistego, jak i zawodowego. Nie zawsze łatwo jest ocenić własną pracę, więc uzyskanie od innych komentarzy, doświadczeń i wiedzy eksperckiej może pomóc Ci uzyskać nowe spostrzeżenia.
Może również pomóc Ci lepiej zrozumieć, jak inni odbierają Twoją pracę i jak się z nią utożsamiają.
Dobry feedback może być również motywujący. Pozytywne komentarze od współpracowników, przełożonych lub klientów mogą pomóc Ci poczuć się dobrze w swojej pracy. Eksperci sugerują, że feedback jest bardziej znaczący, gdy pochodzi od kogoś, kogo postrzegają jako wzór do naśladowania.
Czasami to konstruktywne komentarze, które dają informacje o tym, czego może brakować, mogą być Twoim największym źródłem inspiracji. Ten rodzaj informacji zwrotnej rzuca Ci wyzwanie, aby stale się uczyć i rozwijać. Daje Ci coś, do czego możesz dążyć, aby móc zobaczyć swoje postępy i być dumnym z tego, jak daleko zaszłeś.
Ciągłe doskonalenie jest ważne dla wielu z nas, a perspektywa innych jest niezwykle cenna, nawet w przypadkach, gdy ktoś może się z nią nie zgadzać. Informacje zwrotne dostarczają perspektywy.
JAMIE LEVIN, KONSULTANT DS. KOMUNIKACJI STRATEGICZNEJ
Dawanie i otrzymywanie informacji zwrotnej może być czasem trudne, zwłaszcza że nie chcesz, aby ktoś poczuł się źle. To umiejętność, nad którą warto popracować, więc bądź gotowy zaakceptować pewne informacje zwrotne na temat tego, jak je dajesz!
Szczery, dobrze przekazany feedback może być niezbędnym narzędziem komunikacji, które pomaga ludziom uczyć się, rozwijać i dowiedzieć się więcej o sobie. Praktykowanie umiejętności feedbacku — takich jak bycie konkretnym, skoncentrowanym na działaniu i zrównoważonym — może pomóc zapewnić, że ludzie przyjmą to, co masz do powiedzenia.